Wirtschaftlichkeit

Die Frage jeder Geschäftsführung ist berechtigt: Was bringt uns das, und was kostet es wirklich? Diese Seite zeigt, wie ihr die Antwort selbst rechnet, mit euren Zahlen und ohne Schönfärberei. Am Ende steht ein Überblick über Förderung, die den Einstieg leichter macht.

Ein Satz vorweg: Die besten Rechnungen sind klein. Eine Aufgabe, gemessen vorher und nachher, überzeugt mehr als eine Hochrechnung über den ganzen Betrieb.

Zeitersparnis rechnen

Die Grundformel ist einfach:

Gesparte Minuten je Vorgang × Vorgänge pro Woche × Arbeitswochen im Jahr ÷ 60 × Kosten je Arbeitsstunde = Wert im Jahr

Die Kosten je Arbeitsstunde sind Lohn plus Nebenkosten (Sozialabgaben, Urlaub, Arbeitsplatz), in der Regel deutlich mehr als der Bruttostundenlohn. Eure Lohnbuchhaltung kennt die Zahl.

Damit die Rechnung ehrlich bleibt, setzt ihr zwei Abschläge an:

• Prüfzeit: KI-Ergebnisse müssen gelesen und oft nachgebessert werden. Diese Minuten zieht ihr von der Ersparnis ab.
• Nutzungsgrad: Selten nutzen alle die neue Lösung bei jedem Vorgang. Setzt anfangs lieber 50 bis 70 Prozent an und erhöht, wenn die Messung es zeigt.

Rechenbeispiel: Besprechungsprotokolle in einem Produktionsbetrieb mit 60 Beschäftigten. Alle Zahlen sind Annahmen zur Veranschaulichung, eure eigenen setzt ihr im Zeitrechner der Werkstatt ein.

• Acht Führungskräfte schreiben zusammen rund 20 Protokolle pro Woche (Schichtübergabe, Projektrunde, Kundentermin). Jedes kostet heute 30 Minuten.
• Mit einem Werkzeug, das aus Notizen oder einer Aufnahme einen Entwurf macht, dauert es 10 Minuten inklusive Prüfung. Ersparnis: 20 Minuten je Protokoll.
• Rechnung: 20 Minuten × 20 Protokolle × 45 Wochen ÷ 60 = 300 Stunden im Jahr.
• Nutzungsgrad im ersten Jahr angenommen 60 Prozent: 180 Stunden.
• Bei angenommenen 60 Euro Kosten je Arbeitsstunde einer Führungskraft: rund 10.800 Euro im Jahr.

Dazu kommen Wirkungen, die sich schwerer in Euro fassen lassen: Protokolle liegen am selben Tag vor, Aufgaben gehen seltener verloren, wer gefehlt hat, ist schneller im Bild. Schreibt diese Wirkungen auf, rechnet aber mit der vorsichtigen Zahl.

Gesparte Zeit ist nur ein Gewinn, wenn sie wohin geht. Klärt vorher, was mit ihr passiert: mehr Kundengespräche, weniger Überstunden, Zeit für Ausbildung oder Qualität. Sonst verdunstet sie.

Kosten realistisch sehen

Die Lizenz ist meistens der kleinste Posten. Bitkom hat 2026 Unternehmen gefragt, wofür beim KI-Einsatz Geld anfällt. Genannt wurden Infrastruktur und Cloud (51 Prozent), die Aufbereitung von Daten (50 Prozent) und die Verbindung mit bestehender Software (41 Prozent). Lizenzen nannten nur 21 Prozent.

Für eine vollständige Rechnung gehören diese Posten dazu:

Ein Hinweis zu Verbrauchskosten: Bei Agenten und Automatisierung wird oft je Lauf abgerechnet. Ein Ablauf, der täglich hundertmal läuft, kostet anders als einer, der einmal pro Woche läuft. Legt deshalb ein Monatsbudget fest und lasst euch warnen, wenn es knapp wird.

Wo es sich zuerst rechnet: Eine viel zitierte Auswertung aus dem MIT-Umfeld (2025) sieht den besten Ertrag in Abläufen im Hintergrund, also Buchhaltung, Einkauf, Auftragsabwicklung, Dokumente, seltener im Marketing. Die Studie selbst ist umstritten, besonders ihre Schlagzeile, dass 95 Prozent der Piloten nichts brächten. Die Richtung passt trotzdem zu unserer Erfahrung: Wiederkehrende, textlastige Abläufe mit klaren Regeln rechnen sich am schnellsten.

Kennzahlen, die etwas sagen

Wenige gute Kennzahlen schlagen viele bunte. Unterscheidet drei Ebenen:

Nutzung (zeigt, ob es ankommt)

• Anteil der Beschäftigten, die jede Woche mit KI arbeiten
• Zahl der Anwendungsfälle im Alltag, je mit verantwortlicher Person

Wirkung (zeigt, ob es hilft)

• Durchlaufzeit eines Vorgangs, etwa vom Eingang einer Anfrage bis zum Angebot
• Gesparte Stunden je Person und Monat, per kurzer Abfrage oder Stichprobe
• Fehlerquote oder Nacharbeit, etwa bei Rechnungseingang oder Prüfprotokollen
• Erreichbarkeit, etwa Anteil angenommener Anrufe außerhalb der Öffnungszeiten

Ergebnis (zeigt, ob es sich lohnt)

• Wert der gesparten Zeit gegen alle Kosten aus der Tabelle oben
• Angebotsquote, Umsatz je Person, Kundenzufriedenheit, wo ein Bezug plausibel ist

Messt immer einen Ausgangswert, bevor es losgeht. Zwei Wochen Strichliste reichen. Ohne Vorher gibt es kein Nachher.

Studien zeigen, was möglich ist, und wo es kippt. In einem Feldversuch von Harvard und BCG (2023) waren Beraterinnen und Berater mit KI bei passenden Aufgaben 25 Prozent schneller und lieferten über 40 Prozent bessere Qualität. Bei einer Aufgabe außerhalb der Stärken der KI lagen sie aber deutlich öfter falsch. Darum gehört zur Wirkungsmessung immer ein Blick auf die Qualität, Tempo allein täuscht. McKinsey fand 2025 weltweit nur rund sechs Prozent Unternehmen, die mindestens fünf Prozent ihres Ergebnisses der KI zuschreiben. Diese Betriebe haben gemeinsam, dass sie Abläufe umbauen, statt nur Werkzeuge zu verteilen.

Förderung (Stand November 2026)

Förderprogramme ändern sich oft. Die folgende Übersicht gibt den Stand vom November 2026 wieder. Prüft vor jedem Antrag die aktuellen Bedingungen bei der jeweiligen Stelle oder eurer IHK beziehungsweise Handwerkskammer. Fast überall gilt: Antrag stellen, bevor ihr einen Auftrag vergebt.

• BAFA, Förderung von Unternehmensberatungen: Der Bund fördert Beratung für kleine und mittlere Unternehmen. Laut IHK (November 2026) ist das Programm bis Ende 2028 verlängert. In Sachsen beträgt der Zuschuss 80 Prozent von höchstens 3.500 Euro Beratungskosten, also bis zu 2.800 Euro. Bis zu zwei Beratungen im Jahr und höchstens fünf insgesamt. Die Beratung muss von einer beim BAFA gelisteten Beratung kommen. Ab 2027 läuft der Antrag digital über ELSTER oder BundID.
• Sachsen, Digitalisierung Zuschuss (EFRE): Die Sächsische Aufbaubank (SAB) fördert Digitalisierungsprojekte. Für Kleinstunternehmen mit dem ersten Projekt gibt es ein Heranführungsprojekt mit bis zu 60 Prozent Zuschuss (plus 10 Punkte bei Tarifbindung) für förderfähige Kosten von 5.000 bis 10.000 Euro und einer Laufzeit bis zu zwölf Monaten. Für größere Vorhaben gibt es Transformationsprojekte und ein Digitalisierungsdarlehen der SAB.
• ZIM, Zentrales Innovationsprogramm Mittelstand: passt, wenn ihr etwas wirklich Neues entwickelt, mit Forschungs- und Entwicklungsanteil. Für den reinen Einsatz fertiger Werkzeuge kommt es selten in Frage.
• Mittelstand-Digital Zentren: kostenlose, anbieterneutrale Workshops und Erstberatung. Das bisherige Netz endet mit 2026. Ab Januar 2027 starten sechs überregionale Zentren, ab Mai 2027 elf Zentren für Branchen und Themen, darunter das Handwerk. Gute Partner für die ersten Schritte.
• Beendet: „Digital Jetzt” (Portal im März 2026 abgeschaltet) und „go-digital” (Ende 2024). Ältere Ratgeber nennen sie noch.

Fördergeld ist ein Bonus. Ein Vorhaben sollte sich auch ohne Zuschuss rechnen, die Förderung macht es dann schneller oder größer.

Gesprächsfragen für den Termin

• Welche Aufgabe kostet euch jede Woche die meisten Stunden?
• Was kostet bei euch eine Arbeitsstunde mit allem Drum und Dran?
• Was würdet ihr mit fünf gesparten Stunden pro Woche machen?
• Welche Zahl würde eure Geschäftsführung überzeugen?
• Habt ihr schon einmal BAFA- oder SAB-Förderung genutzt?
• Wer misst bei euch die Ausgangswerte?