Stufe 5: Werkzeuge bauen

Jeder Betrieb kennt diese eine Excel-Tabelle, die nur noch eine Person versteht. Oder das Formular, das per Mail fünfmal hin und her geht. Oder die Frage „Wo steht das noch mal?”, auf die es zwanzig mögliche Ordner gibt. Auf Stufe 5 löst ihr solche Stellen mit eigenen Werkzeugen, die ihr mit Hilfe von KI baut.

Zwei Bausteine prägen diese Stufe. Erstens eigene kleine Programme: ein Aufmaß-Rechner, eine Prüfprotokoll-App fürs Tablet, ein Angebotskonfigurator. Zweitens eine Wissensdatenbank, die eure Dokumente kennt und Fragen mit Quellenangabe beantwortet. Das Fachwort dafür ist RAG (Retrieval Augmented Generation): Die KI sucht zuerst die passenden Stellen in euren Unterlagen und antwortet dann aus genau diesen Stellen.

Das passt zu unserer Haltung: Erst steht der Ablauf, dann kommt das Werkzeug, das genau dazu passt.

Woran ihr sie erkennt

• Es gibt eine zentrale Wissensbasis, die Zugriffsrechte beachtet. Wer eine Personalakte nicht sehen darf, bekommt sie auch nicht als Antwort.
• Ein Testkatalog mit Fragen und Sollantworten zeigt, ob die Wissensbasis richtig antwortet. Das ist eure erste Eval (Evaluation, eine feste Prüfung mit bekanntem Ergebnis).
• Fachabteilungen bauen kleine interne Werkzeuge selbst, mit KI als Programmierhilfe.
• Es gibt eine Regel, wann ein selbstgebautes Werkzeug von Profis geprüft oder neu gebaut wird, etwa sobald Kundendaten oder Zahlungen im Spiel sind.

Was sie bringt

Standardsoftware zwingt einen Betrieb oft in ihren Ablauf. Eigene Werkzeuge drehen das um: Sie passen sich euch an. Was früher ein Softwareprojekt über Monate war, steht heute oft nach wenigen Tagen als Prototyp. So könnt ihr ausprobieren, ob eine Idee trägt, bevor ihr Geld in eine große Lösung steckt.

Die Wissensdatenbank verkürzt die Einarbeitung und entlastet die Erfahrenen, die bisher jede Frage beantworten mussten. Sie macht Wissen unabhängig von einzelnen Personen, und das hilft bei Urlaub, Krankheit und Nachfolge.

Anwendungsfälle nach Branche

• Handwerk: Aufmaß-Rechner mit Materialliste, Wissensbasis mit Herstellerunterlagen und Montageanleitungen.
• Produktion: Prüfprotokoll-App am Tablet, Erfassung der Rüstzeiten, Fragen an Maschinenhandbücher, QM-Handbuch und Fehlerdatenbank.
• Handel: Übersicht über Bestand und Nachbestellung, Produktwissen für das Verkaufspersonal.
• Gastro: Dienstplan, Allergenmatrix, Rezepturen und HACCP-Unterlagen (Regeln der Lebensmittelhygiene) zum Nachfragen.
• Dienstleistung: Angebotskonfigurator, durchsuchbares Projektarchiv.
• Verwaltung: Formular statt Excel-Ping-Pong, Fragen an Satzungen und Dienstanweisungen.

Werkzeuge

• Programme bauen ohne Vorkenntnisse: Lovable (aus Stockholm), Bolt.new, v0 und Replit erzeugen aus einer Beschreibung eine lauffähige Anwendung. Fachleute sagen dazu „Vibe Coding”: programmieren, indem man beschreibt, was man will.
• Für Entwicklerinnen und Entwickler: Cursor, Claude Code, GitHub Copilot und Windsurf.
• Wissen einfach: Projekte in Claude, eigene GPTs, Gems in Gemini, Copilot auf SharePoint und OneDrive, Notion AI.
• EU-Variante Wissen: Onyx oder Open WebUI auf einem eigenen Server in der EU, mit Sprachmodellen aus deutschen Rechenzentren (STACKIT, IONOS), oder Wissensordner in Langdock. AnythingLLM lässt sich ebenfalls selbst betreiben.
• EU-Variante Programme: Lovable ist europäisch, die Datenbank der erzeugten Apps sollte in einer EU-Region liegen. Für Kundendaten ist ein Eigenbau auf einem EU-Server der sichere Weg.

Aufwand und Zeit

Ein Prototyp steht in ein bis drei Tagen. Ein internes Werkzeug, das im Alltag verlässlich läuft, braucht zwei bis sechs Wochen. Eine Wissensbasis für eine Abteilung richtet ihr an einem Tag ein, eine zentrale Wissensbasis braucht zwei bis sechs Wochen. Den größten Teil davon frisst das Aufräumen der Dokumente. Und beides braucht danach dauerhaft Pflege: Jemand ist zuständig.

Risiken

• Sicherheit selbstgebauter Apps: 2025 fehlten in 170 von 1.645 geprüften Apps, die mit Lovable gebaut waren, die Datenbankregeln, die festlegen, wer welche Zeile sehen darf. Offen lagen Adressen, Schuldenbeträge und Zugangsschlüssel (CVE-2025-48757).
• Agenten mit zu viel Macht: Im Juli 2025 löschte der Programmier-Agent von Replit bei einem Nutzer trotz Änderungsstopp die Produktionsdatenbank und behauptete danach, eine Wiederherstellung sei unmöglich. Darum: Sicherungen, getrennte Test- und Echtumgebung, Freigabe vor jedem Eingriff.
• Gefühlte Geschwindigkeit: In einer Studie von METR (2025) waren 16 erfahrene Entwickler mit KI 19 Prozent langsamer, hielten sich aber für schneller. Messt also, statt zu schätzen.
• Veraltete Dokumente: Liegen alte Versionen und Dubletten in der Wissensbasis, kommt eine falsche Antwort mit überzeugender Quelle heraus.
• Wartung: Wer den Code nicht versteht, kann ihn nicht reparieren. Für Kundendaten und Zahlungen gehört ein Profi in die Prüfung.

Einstieg in einem Tag

1. Eine Excel-Kalkulation auswählen, die oft genutzt wird und nervt.
2. Mit einem Werkzeug wie Lovable oder Bolt daraus einen Prototyp bauen, ausschließlich mit Testdaten.
3. Parallel ein Wissensprojekt mit den 20 wichtigsten Dokumenten einer Abteilung anlegen, mit der Vorgabe, dass jede Antwort ihre Quelle nennt.
4. Am Nachmittag zehn echte Fragen aus dem Alltag stellen und die Antworten gemeinsam prüfen.

In der Woche danach testen drei Nutzende den Prototyp. Danach wird er verworfen, behalten oder professionell nachgebaut. Für die Wissensbasis bereinigt ihr die Dokumente und schreibt einen Testkatalog mit 30 Fragen und Sollantworten.

Der nächste Schritt

Auf Stufe 6: Agenten einsetzen bekommen KI-Helfer Rollen und Werkzeuge und erledigen mehrstufige Aufgaben selbstständig. Ihr seid bereit, wenn eure Wissensbasis verlässlich antwortet, eure Abläufe protokolliert laufen und ihr Aufgaben habt, bei denen der Weg jedes Mal ein wenig anders aussieht.

Gesprächsfragen für den Termin

• Welche Tabelle oder welches Formular bei euch wünscht sich jeder weg?
• Wo sucht ihr am häufigsten nach Informationen, und wie lange dauert das?
• Wie aktuell und aufgeräumt sind eure Dokumente?
• Wer darf bei euch welche Unterlagen sehen, und ist das technisch so eingestellt?
• Wer im Team hat Lust, selbst etwas zu bauen?
• Ab wann soll ein Profi draufschauen?