Stufe 1: Zuschauen

Auf dieser Stufe ist KI ein Gesprächsthema, aber noch keine Entscheidung. In der Kaffeeküche erzählt jemand, wie er seine Bewerbung mit einem Chatbot geschrieben hat, die Geschäftsführung liest Schlagzeilen, und irgendwo im Büro entstehen Angebotstexte schon mit einem privaten Konto. Das Unternehmen schaut zu, während die Mitarbeitenden längst angefangen haben.

Das ist der häufigste Startpunkt im Mittelstand und gar kein schlechter. Neugier ist da, die ersten Erfahrungen auch. Es fehlt nur der Rahmen, der aus vielen einzelnen Versuchen einen gemeinsamen Weg macht.

Woran ihr sie erkennt

• Es gibt keinen Firmenzugang zu einem KI-Werkzeug. Wer KI nutzt, tut es mit eigenem Konto, oft kostenlos und auf dem Handy.
• Es gibt keine schriftliche Regel, was erlaubt ist und welche Daten tabu sind.
• Niemand ist zuständig. Die Frage „Dürfen wir das?” bleibt unbeantwortet im Raum.
• Schulungen zu KI haben noch nicht stattgefunden, oder nur als Vortrag ohne Nachweis.
• Die Geschäftsführung weiß nicht genau, wer im Haus KI schon nutzt und wofür.

Fachleute nennen das Schatten-KI: KI, die im Betrieb genutzt wird, ohne dass das Unternehmen sie bereitgestellt oder geregelt hat. Sie ist weit verbreitet. In einer Bitkom-Befragung von 604 Unternehmen ab 20 Beschäftigten (2025) berichteten 8 Prozent von verbreiteter privater KI-Nutzung, weitere 17 Prozent von Einzelfällen und noch einmal 17 Prozent vermuteten sie. Nur 29 Prozent schlossen sie sicher aus. Weltweit gaben im Work Trend Index von Microsoft und LinkedIn (2024, 31.000 Befragte) 78 Prozent der KI-Nutzenden an, ihre eigenen Werkzeuge mitzubringen.

Was sie bringt

Zuschauen hat einen echten Wert, wenn man es bewusst tut. Ihr lernt, wer im Team schon neugierig ist, welche Aufgaben die Leute von sich aus mit KI angehen und wo der Schuh drückt. Diese stillen Vorreiter sind später eure wichtigsten Verbündeten.

Der Preis des Zuschauens wächst allerdings mit jeder Woche. Kundendaten landen in Diensten, die niemand geprüft hat. Gute Ideen bleiben bei einer Person hängen. Und seit dem 2. Februar 2025 verlangt der EU AI Act (die europäische KI-Verordnung) in Artikel 4, dass Unternehmen, die KI einsetzen, Maßnahmen zur KI-Kompetenz ihrer Leute ergreifen. Seit der Änderung durch den sogenannten Omnibus (Verordnung (EU) 2026/1744, in Kraft seit 27.07.2026) heißt das: fördern und dokumentieren, ein bestimmtes Niveau muss niemand garantieren. Wer seine Leute heimlich machen lässt, kann das schwer nachweisen.

Anwendungsfälle nach Branche

Auf Stufe 1 geht es weniger um neue Anwendungen als ums Hinschauen. Typisch ist, was heute schon im Verborgenen passiert:

• Handwerk: Angebotstexte und Kundenmails werden am Abend auf dem Handy mit einem Chatbot formuliert.
• Produktion: Lieferantendokumente auf Englisch oder Polnisch werden mal eben übersetzt, inklusive Zeichnungsnummern und Preisen.
• Handel: Produkttexte für den Onlineshop entstehen mit einem kostenlosen Werkzeug.
• Gastro: Speisekarte, Allergenhinweise und Posts für die sozialen Medien werden mit KI vorformuliert.
• Dienstleistung: Recherche und Konzeptentwürfe laufen über private Konten.
• Verwaltung: Protokolle und Schreiben werden zusammengefasst, manchmal mit personenbezogenen Daten.

Jeder dieser Fälle ist ein Hinweis darauf, wo KI euch später wirklich hilft. Schreibt sie auf.

Werkzeuge

Auf dieser Stufe braucht ihr noch kein neues Werkzeug, sondern Klarheit. Hilfreich sind:

• Eine kurze anonyme Umfrage im Team: Wer nutzt KI, wofür, mit welchem Dienst? Ein Formular in eurem vorhandenen Office reicht.
• Kostenlose Selbstchecks, etwa der KI-Readiness-Check von Mittelstand-Digital oder der Digi-Check Handwerk, für einen ersten Blick von außen.
• Kostenlose Lernangebote auf Deutsch, zum Beispiel vom KI-Campus oder von openHPI, damit alle die gleichen Grundbegriffe haben.

Aufwand und Zeit

Der Schritt aus Stufe 1 heraus ist klein. Eine Umfrage braucht eine Woche, ein Gespräch der Geschäftsführung mit zwei, drei neugierigen Leuten einen Nachmittag. Nach zwei bis vier Wochen könnt ihr entscheiden, welches Werkzeug ihr offiziell bereitstellt. Teuer wird an dieser Stufe nur das lange Abwarten.

Risiken

• Daten in fremden Händen: Kostenlose Dienste dürfen Eingaben oft zum Training nutzen. Kundendaten, Preise und Personalakten gehören dort nie hinein.
• Falsche Antworten mit Überzeugung: KI formuliert auch Unsinn flüssig. Wer das nicht weiß, übernimmt Fehler in Angebote und Verträge.
• Wissensinseln: Was eine Person herausgefunden hat, erfährt der Rest nie.
• Verbot als Reflex: Ein pauschales Verbot treibt die Nutzung tiefer in den Schatten. Besser ist ein klares Ja mit Regeln.

Einstieg in einem Tag

1. Vormittag: Geschäftsführung und zwei bis drei Neugierige setzen sich zusammen. Jede Person zeigt eine Aufgabe, bei der sie KI schon genutzt hat.
2. Mittag: Ihr schreibt eine Zwischenregel auf eine halbe Seite. Erlaubt ist Ausprobieren mit allgemeinen Texten, tabu sind Namen, Kundendaten, Preise und Interna.
3. Nachmittag: Eine anonyme Umfrage geht an alle, mit drei Fragen: Nutzt ihr KI? Wofür? Was würdet ihr gern damit machen?
4. Zum Feierabend: Ein Termin in zwei Wochen steht, an dem ihr die Antworten auswertet und das erste offizielle Werkzeug auswählt.

Der nächste Schritt

Der Weg führt zur Stufe 2: Ausprobieren. Dort bekommt jede Person einen sicheren Firmenzugang, es gibt eine einseitige Richtlinie und eine kurze Grundschulung mit Teilnahmeliste. Aus heimlicher Nutzung wird offene Übung, und aus Einzelwissen wird geteiltes Wissen.

Gesprächsfragen für den Termin

• Wer bei euch nutzt KI heute schon, und woher wisst ihr das?
• Welche Aufgabe würdet ihr morgen am liebsten abgeben, wenn es sicher ginge?
• Welche Daten dürfen euer Haus auf keinen Fall verlassen?
• Wer soll bei euch Ansprechperson für KI sein, und wie viel Zeit bekommt sie dafür?
• Gibt es einen Betriebsrat, und weiß er schon, dass ihr über KI nachdenkt?
• Was wäre nach einem halben Jahr für euch ein spürbarer Erfolg?