Stufe 2: Ausprobieren

Auf Stufe 2 wird aus heimlicher Neugier offenes Üben. Das Unternehmen stellt einen sicheren KI-Zugang für alle bereit, schreibt auf einer Seite auf, was erlaubt ist, und zeigt in einer kurzen Schulung, wie man gut mit KI arbeitet. Danach schreiben Leute ihre Angebotsmail mit Unterstützung, lassen sich lange Dokumente zusammenfassen und recherchieren schneller.

Das klingt bescheiden und ist doch der wichtigste Schritt der ganzen Leiter. Hier lernt das Team, was KI kann und wo sie danebenliegt. Alles, was später kommt, baut auf diesem Gefühl auf.

Woran ihr sie erkennt

• Es gibt einen Firmenvertrag mit einem KI-Anbieter. Das heißt: eine Verwaltung der Zugänge, die Zusage, dass eure Eingaben nicht zum Training genutzt werden, und einen AVV (Auftragsverarbeitungsvertrag, der Vertrag nach DSGVO, wenn ein Dienstleister Daten für euch verarbeitet).
• Eine KI-Richtlinie auf einer Seite sagt, welche Werkzeuge erlaubt sind, welche Daten hineindürfen und wer die Ansprechperson ist.
• Alle haben eine Grundschulung besucht, und es gibt eine Teilnahmeliste. Damit habt ihr einen greifbaren Nachweis für Artikel 4 der KI-Verordnung.
• Mindestens die Hälfte der Leute nutzt KI jede Woche.
• Es gibt erste geteilte Vorlagen, etwa für die Angebotsmail oder das Besprechungsprotokoll.

Was sie bringt

Der Gewinn auf Stufe 2 liegt in vielen kleinen Minuten: die Mail, die schneller steht, der Text, der klarer wird, die Übersetzung, die sofort da ist. Dazu kommt Sicherheit. Die Geschäftsführung weiß, welche Werkzeuge im Haus laufen, und die Leute wissen, was sie dürfen.

Ihr seid damit in guter Gesellschaft. Laut Bitkom (2026, 603 Unternehmen ab 20 Beschäftigten) nutzen inzwischen 57 Prozent KI, ein Jahr zuvor waren es 36 Prozent. Dieselbe Befragung zeigt aber auch: Das Potenzial wird nur bei 3 Prozent stark genutzt. Stufe 2 ist also ein Anfang und noch lange kein Ziel.

Anwendungsfälle nach Branche

• Handwerk: Angebotstexte aus Stichworten, freundliche Antworten auf Reklamationen, Beschreibung von Mängelfotos für den Bericht.
• Produktion: Arbeitsanweisungen verständlich umschreiben, Lieferantendokumente übersetzen, Entwürfe für 8D-Berichte (ein festes Schema, um Qualitätsprobleme zu lösen).
• Handel: Produkttexte, Antworten auf Bewertungen, Newsletter-Entwürfe.
• Gastro: Speisekarten in mehreren Sprachen, Allergenhinweise, Stellenanzeigen, Posts.
• Dienstleistung: Recherche, Konzeptgliederungen, Präsentationsentwürfe.
• Verwaltung: Schreiben in einfacher Sprache, Zusammenfassungen langer Vorlagen, Protokolle.

Werkzeuge

Die beste Wahl richtet sich nach dem, was ihr schon nutzt:

• Microsoft-Betriebe greifen zu Microsoft 365 Copilot. Copilot Chat ist für alle Microsoft-365-Nutzenden bereits enthalten.
• Google-Betriebe nutzen Gemini, das in den Workspace-Paketen steckt.
• International sind ChatGPT Business und Claude Team die bekanntesten Firmenzugänge.
• EU-Variante: Langdock (Berlin, Hosting in der EU, Modelle wählbar), Mistral Le Chat (Paris), nele.ai und neuroflash (Server in Deutschland). Für besonders sensible Bereiche gibt es Modelle aus deutschen Rechenzentren bei IONOS und STACKIT oder ganz lokal mit Ollama oder LM Studio auf dem eigenen Rechner.

Ein Punkt verdient Aufmerksamkeit: Bei OpenAI gibt es Datenhaltung in Europa nur für Enterprise, Bildung und die Programmierschnittstelle, beim Business-Tarif nicht. Bei Anthropic gibt es EU-Verarbeitung über die Cloud-Plattformen von Amazon und Google (Stand 11/2026). Wer Personendaten verarbeitet, schaut genau hin.

Aufwand und Zeit

Ein Tag reicht für den Start mit wenigen Pilotnutzenden. Nach etwa einer Woche sind alle eingebunden und geschult. Danach braucht es ein bis zwei Stunden im Monat für Pflege: Vorlagen verbessern, Zugänge verwalten, Fragen beantworten.

Risiken

• Halluzinationen: So heißt es, wenn KI etwas Falsches überzeugend formuliert. Bei Fakten, Preisen und Rechtsfragen gilt immer: Mensch prüft.
• Personendaten im falschen Dienst: Die Richtlinie und eine einfache Datenampel (grün, gelb, rot) helfen, das richtig einzuordnen.
• Schatten-KI bleibt: Wenn der offizielle Zugang umständlicher ist als der private, bleibt der private. Macht den offiziellen Weg zum bequemsten.
• Betriebsrat: Bei Werkzeugen, die das Unternehmen bereitstellt, greift die Mitbestimmung regelmäßig. Das Arbeitsgericht Hamburg hat 2024 entschieden, dass ChatGPT über private Konten keine Mitbestimmung auslöst, das lässt sich auf Firmenzugänge aber nicht übertragen. Sprecht früh miteinander.

Einstieg in einem Tag

1. Werkzeug passend zum vorhandenen Office wählen und für zwei bis fünf Pilotnutzende einrichten.
2. Die Richtlinie auf einer Seite schreiben: erlaubte Werkzeuge, Datenampel, Mensch prüft, Ansprechperson.
3. Drei Vorlagen bauen, die sofort helfen: Angebotsmail, Besprechungsprotokoll, Stellenanzeige.
4. Am Nachmittag eine Stunde gemeinsames Üben an echten Aufgaben, mit Teilnahmeliste.

In der Woche danach kommen alle anderen dazu, je Abteilung entsteht ein Projekt mit euren Standards (Tonfall, Preisliste, AGB), und nach sieben Tagen fragt ihr nach: Was nutzt ihr, was spart Zeit, was nervt?

Der nächste Schritt

Auf Stufe 3: Assistieren bekommt die KI euer Firmenwissen. Statt jedes Mal alles neu zu erklären, gibt es eigene Assistenten für Angebote, Protokolle und Fragen, KI im Postfach und erste Helfer, die selbst in Dateien arbeiten. Ein gutes Zeichen, dass ihr bereit seid: Die Leute fragen von sich aus, ob die KI nicht auch eure Preisliste kennen könnte.

Gesprächsfragen für den Termin

• Mit welchem Office arbeitet ihr heute, und wo liegen eure Dateien?
• Welche drei Texte schreibt ihr am häufigsten?
• Wer im Team wäre ein guter Pilot, neugierig und gut vernetzt?
• Welche Daten sind bei euch grün, gelb oder rot?
• Wie erfahrt ihr nach einem Monat, ob sich das gelohnt hat?
• Wie nehmt ihr die mit, die skeptisch sind?