Stufe 3: Assistieren

Auf Stufe 3 hört die KI auf, ein allgemeiner Gesprächspartner zu sein, und wird zur Kollegin, die euren Betrieb kennt. Sie weiß, wie ihr Angebote schreibt, welche Preise gelten und wie eure Kunden angesprochen werden. Sie schreibt Entwürfe direkt im Postfach, fasst Besprechungen zusammen und erledigt erste Aufgaben selbst in euren Dateien, zum Beispiel den Wochenbericht aus der Ausschuss-Tabelle.

Der Mensch bleibt dabei immer am Steuer. Die KI bereitet vor, der Mensch prüft und schickt ab.

Woran ihr sie erkennt

• Je Abteilung gibt es Projekte oder eigene Assistenten mit Firmenwissen: Tonfall, Preislisten, Textbausteine, häufige Fragen.
• Im Postfach entstehen Antwortentwürfe mit KI, nach der Regel „KI entwirft, Mensch sendet”.
• Besprechungen werden mit KI protokolliert, und dazu gibt es eine Vereinbarung, die allen bekannt ist (mit Betriebsrat eine Betriebsvereinbarung).
• Ein oder zwei Leute nutzen Desktop-Agenten: KI-Helfer, die selbst in freigegebenen Ordnern arbeiten, Dateien lesen und neue erstellen.
• Ihr messt grob, wie viel Zeit das spart, etwa mit einer kurzen Abfrage nach vier Wochen.

Was sie bringt

Auf Stufe 3 spart KI nicht mehr nur Minuten, sondern ganze Arbeitsschritte. Wer nach einem Kundentermin seine Notizen einspricht, bekommt einen fertigen Besuchsbericht mit Aufgabenliste. Wer Aufmaßfotos und Stichworte in einen Ordner legt, findet dort einen Angebotsentwurf im eigenen Briefkopf.

Mindestens genauso wichtig: Das Wissen des Betriebs wird greifbar. Was bisher in den Köpfen der erfahrenen Leute steckte, steht jetzt in Assistenten, die alle nutzen können. Das hilft beim Einarbeiten neuer Kolleginnen und Kollegen und wenn jemand im Urlaub ist.

Anwendungsfälle nach Branche

• Handwerk: Aufmaßfotos und Notizen werden zum Angebot in Word, Sprachnotiz von der Baustelle wird zum Bautagebuch.
• Produktion: Die Ausschuss-Tabelle wird jeden Freitag zum Wochenbericht, Lieferanten-PDFs werden gegen die Preisliste abgeglichen.
• Handel: Anfragen im Postfach werden vorsortiert und mit Entwurf versehen, Bestellstatus-Fragen beantwortet die KI vor.
• Gastro: Reservierungs- und Eventanfragen bekommen Antwortentwürfe, Dienstplan und Wareneinsatz werden aus Tabellen aufbereitet.
• Dienstleistung: Protokoll und Aufgaben nach jedem Kundentermin, Monatsreporting aus mehreren Dateien.
• Verwaltung: Antwortentwürfe für häufige Bürgeranfragen, Zusammenfassungen von Sitzungen.

Werkzeuge

• Desktop-Agenten international: Claude Cowork arbeitet in freigegebenen Ordnern, kann Aufgaben nach Zeitplan erledigen und fragt vor dem Löschen um Erlaubnis. ChatGPT Work erledigt mehrstündige Aufgaben über Mail, Kalender und Ablage. Microsoft Copilot Cowork läuft in der Microsoft-Cloud im eigenen Firmenkonto und ist für Microsoft-Betriebe der naheliegende Weg.
• Postfach: Copilot in Outlook und Gemini in Gmail stecken in den Lizenzen von Stufe 2.
• Besprechungen international: Teams mit Copilot, tl;dv, Fireflies, Otter.
• EU-Variante: jamie (Hosting in der EU, ohne Bot im Termin), Sally (Hosting in Deutschland), Bliro, dazu Langdock-Assistenten und Langdock-Agenten. Für Sprachnotizen nach Kundenterminen gibt es VoiceLine aus München.

Aufwand und Zeit

Postfach-KI und eigene Assistenten richtet ihr an einem Tag ein. Jedes Bündel wiederkehrender Aufgaben für einen Desktop-Agenten braucht zwei bis vier Wochen, bis es verlässlich läuft: Anleitung schreiben, Freigaben festlegen, Zeit vorher und nachher messen. KI in Besprechungen braucht vorher eine Vereinbarung, mit Betriebsrat dauert das einige Wochen.

Risiken

• Falsche Zusagen: Ein Entwurf mit falschem Preis oder Termin ist harmlos, solange ein Mensch ihn liest. Darum geht auf dieser Stufe nichts automatisch hinaus.
• Mitschnitte und Mitbestimmung: Wenn ein Notizwerkzeug erkennt, wer was gesagt hat, ist es eine technische Einrichtung, mit der Leistung kontrolliert werden könnte (§ 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG). Ohne Vereinbarung startet es also nicht. Heimliche Aufnahmen sind strafbar (§ 201 StGB), Teilnehmende müssen widersprechen können.
• Prompt Injection: So heißen versteckte Anweisungen in Webseiten oder Dokumenten, die eine KI zu etwas verleiten, das niemand wollte. Ganz verhindern lässt sich das nach Aussage der Anbieter wohl nie. Darum bekommen Agenten nur die Rechte, die sie brauchen, folgenreiche Aktionen brauchen eine Freigabe, und Bank- oder Personalzugänge haben im Agenten-Browser nichts verloren.

Einstieg in einem Tag

1. KI im Postfach aktivieren und die Regel „KI entwirft, Mensch sendet” bekannt machen.
2. Einen eigenen Assistenten für die häufigste Textaufgabe bauen, gefüttert mit Preisliste, Textbausteinen und zwei guten Beispielen.
3. Bei ein bis zwei erfahrenen Nutzenden einen Desktop-Agenten einrichten, mit einem eigenen KI-Arbeitsordner ohne sensible Daten.
4. Eine wiederkehrende Berichtsaufgabe einplanen und am nächsten Tag das Ergebnis gemeinsam ansehen.

In der Woche danach haltet ihr je Abteilung drei wiederkehrende Aufgaben als schriftliche Anleitung fest, legt Freigaberegeln fest und messt die Zeit vorher und nachher.

Der nächste Schritt

Auf Stufe 4: Automatisieren laufen ganze Abläufe von selbst los, ohne dass jemand auf einen Knopf drückt. Die Rechnung kommt per Mail und landet ausgelesen in der Buchhaltung, die Anfrage wird einsortiert und bekommt einen Entwurf. Ihr seid bereit, wenn ihr merkt: Dieselbe Aufgabe kommt jeden Tag auf die gleiche Art, und jemand verbringt seine Zeit nur mit Weiterreichen.

Gesprächsfragen für den Termin

• Welche Fragen beantwortet ihr jede Woche wieder, schriftlich oder am Telefon?
• Wo steckt Wissen, das nur eine Person hat?
• Welche Berichte baut ihr regelmäßig aus Tabellen zusammen?
• Wie protokolliert ihr heute Kundentermine und interne Besprechungen?
• Was darf ein Helfer selbst tun, und wo muss immer ein Mensch zustimmen?
• Gibt es eine Vereinbarung mit dem Betriebsrat zu Software, die Daten über Mitarbeitende erzeugt?