Abläufe automatisieren und an eure Software anbinden

Format: Inhouse-Tag 2 in Woche 6 (Bautag) · Pfade: Builder den ganzen Tag, Führungskräfte und Mitarbeitende am Vormittag · Dauer: sechs Stunden für Builder, drei Stunden für alle anderen

Einstieg

Bis hierher hat KI euch beim Schreiben geholfen. Ab heute erledigt sie Schritte von selbst: Eine Mail kommt an, wird gelesen, eingeordnet, die wichtigen Angaben landen in der richtigen Tabelle, und die zuständige Person bekommt einen Entwurf zur Freigabe. Das ist Stufe 4, Automatisieren.

Der Bautag ist der Tag, an dem euer Abschlussprojekt Gestalt annimmt. Am Vormittag zeichnen alle gemeinsam den Ablauf auf, denn die Menschen, die ihn jeden Tag machen, kennen die Stolperstellen. Am Nachmittag bauen die Builder mit uns den ersten lauffähigen Teil, getestet mit echten Fällen aus euren letzten Wochen.

Am Abend läuft etwas. Vielleicht noch holprig, vielleicht nur für einen Teil der Fälle, aber es läuft in eurem Betrieb mit euren Daten. Dieser Moment trägt das Team durch die restlichen Wochen.

Was ihr danach könnt

• einen Ablauf Schritt für Schritt aufzeichnen und die Stellen markieren, an denen ein Mensch prüft,
• erkennen, wie eure vorhandene Software angebunden werden kann,
• als Builder den ersten Ablauf des Abschlussprojekts bauen und mit echten Fällen laufen lassen,
• entscheiden, was ihr selbst baut, was ihr kauft und wo ihr einen Partner holt.

Inhalte

Erst zeichnen, dann bauen

Wer einen schlechten Ablauf automatisiert, hat danach einen schnellen schlechten Ablauf. Deshalb beginnt der Bautag mit dem Ist-Bild: Jeder Schritt bekommt eine Karte, mit wer, womit, wie lange. Wartezeiten und Rückfragen bekommen eine eigene Farbe. Dann markiert jede Person die Stellen, an denen es hakt. Der Ablauf dieser Übung steht ausführlich im Prozess-Mapping.

Danach entscheidet ihr je Schritt: Bleibt er beim Menschen, hilft die KI, oder läuft er von selbst? Oft fällt dabei ein Schritt ganz weg, weil er nur existierte, um einen anderen auszugleichen. Das ist ein Gewinn, den keine KI braucht.

Prüfstellen

Eine gute Automatisierung hat feste Stellen, an denen ein Mensch prüft. Faustregel: Wo ein Fehler teuer wäre oder nach außen geht, steht eine Prüfstelle. Das Auslesen einer Rechnung darf von selbst laufen, die Zahlung gibt ein Mensch frei. Die Einordnung einer Anfrage läuft von selbst, die Antwort an den Kunden geht als Entwurf an eine Person.

Dazu kommt eine zweite Sicherung: Was die KI ausliest, wird gegen eine Regel geprüft. Der Betrag auf der Rechnung wird mit der Bestellung verglichen, die Kundennummer mit den Stammdaten. Was nicht passt, geht an einen Menschen. So fangen Regeln die Fehler ab, die eine KI gelegentlich macht.

Fester Ablauf zuerst

Anthropic unterscheidet in seinem Beitrag „Building effective agents” (2024) zwischen festen Abläufen, in denen ihr die Schritte bestimmt, und Agenten, die ihre Schritte selbst planen. Für den Bautag gilt: fester Ablauf. Er ist billiger, schneller, leichter zu prüfen und reicht in den allermeisten Fällen. Agenten kommen in Modul 9, und auch dort nur, wo der feste Ablauf wirklich an seine Grenzen kommt.

Der Weg in eure Software

Eure vorhandene Software ist der Ort, an dem KI wirken muss. Es gibt drei Wege hinein, in dieser Reihenfolge solltet ihr prüfen:

1. Eine fertige Anbindung. Viele Programme haben eine Schnittstelle (eine festgelegte Tür, über die andere Programme Daten lesen und schreiben) oder eine fertige Verbindung in Automatisierungswerkzeugen. Fragt euren Softwareanbieter danach. Das ist der sauberste Weg.
2. E-Mail und Dateien. Fast jedes Programm kann Mails verschicken, Dateien ausgeben oder einen Ordner einlesen. Darüber lässt sich viel bauen, auch mit älterer Branchensoftware.
3. Ein Automatisierungswerkzeug in der Mitte. Werkzeuge wie n8n, Make oder Power Automate verbinden Programme miteinander und haben einen KI-Baustein. n8n aus Berlin lässt sich auch auf einem Server in der EU betreiben. Welche Werkzeuge es gibt und was für sie spricht, zeigt der Werkzeugatlas und Stufe 4 unter „Werkzeuge”.

Kaufen, Partner oder selbst bauen

Für jeden Teil eures Ablaufs stellt sich die Frage, ob ihr eine fertige Lösung kauft, einen Partner holt oder selbst baut. Im Mittelstand ist die Antwort meist Kaufen oder Partner, selbst gebaut wird gezielt dort, wo euer Ablauf euer Vorsprung ist. Die Abwägung steht in der Säule Strategie unter „Selbst bauen, kaufen oder mit Partner”.

Was einen Ablauf haltbar macht

Ein Ablauf, der still hängt, ist schlimmer als gar keiner. Jeder Ablauf braucht deshalb drei Dinge: einen Fehlerhinweis an eine benannte Person, ein Protokoll, in dem man sieht, was passiert ist, und eine Liste der Fälle, die an einen Menschen gegangen sind. Weitere Risiken, etwa Kosten, die mit der Menge wachsen, und die Regeln für Telefonagenten, stehen auf Stufe 4 unter „Risiken”.

Übungen am eigenen Betrieb

Übung 1: Ist-Bild und Soll-Bild des Abschlussprojekts (Vormittag, alle)

Ziel: ein Ablauf, den alle gleich verstehen.

1. Legt einen echten Fall der letzten Woche auf den Tisch, ausgedruckt oder an der Leinwand.
2. Schreibt jeden Schritt auf eine Karte: wer, was, womit, wie lange. Hängt sie in der Reihenfolge an die Wand.
3. Jede Person setzt drei rote Punkte an die Stellen, an denen es hakt.
4. Entscheidet für jeden Schritt: Mensch, KI hilft, läuft von selbst. Setzt die Prüfstellen und prüft jeden Schritt mit der Datenampel.
5. Hängt das Soll-Bild daneben und fotografiert beide.

Ergebnis: Ist-Bild, Soll-Bild und eine Liste der Prüfstellen.

Übung 2: Der erste Bau (Nachmittag, Builder)

Ziel: ein lauffähiger erster Teil des Abschlussprojekts.

1. Wählt aus dem Soll-Bild den Teil, der am meisten bringt und am wenigsten an anderen hängt. Oft ist das der Eingang: Mail lesen, einordnen, Angaben herausziehen.
2. Prüft den Weg in die Software nach der Reihenfolge oben. Notiert, was ihr vom Softwareanbieter noch braucht.
3. Baut den Ablauf im gewählten Werkzeug, mit Fehlerhinweis und Protokoll.
4. Lasst zehn echte Fälle aus dem letzten Monat durchlaufen. Prüft jedes Ergebnis und notiert, wie viele richtig, teilweise richtig und falsch waren.
5. Bessert nach und lasst die zehn Fälle erneut laufen.

Ergebnis: ein laufender erster Teil, ein Testprotokoll mit zwei Runden und eine Liste offener Punkte für die Werkstattzeit.

Übung 3 (Führungskräfte, Ende des Vormittags): Wer prüft, wer meldet

Legt für jede Prüfstelle fest, wer prüft und wer vertritt, wenn diese Person fehlt. Bestimmt, wer den Fehlerhinweis bekommt. Schreibt es auf eine halbe Seite, sie wird später Teil der Anleitung für das Abschlussprojekt.

Ein Fall aus dem Mittelstand

Das Beispiel ist aus Situationen zusammengesetzt, wie sie uns in ähnlicher Form begegnen. Namen und Zahlen sind erfunden.

Ein Metallbaubetrieb mit 45 Beschäftigten bekam rund 60 Lieferantenrechnungen pro Woche, als PDF per Mail. Die Buchhalterin tippte Lieferant, Betrag, Bestellnummer und Fälligkeit in die Buchhaltungssoftware und glich jede Rechnung von Hand mit der Bestellung ab. Beim Ist-Bild stellte sich heraus, dass jede dritte Rechnung zuerst beim Einkauf landete und von dort weitergeleitet wurde.

Das Soll-Bild: Alle Rechnungen gehen an eine Adresse, ein Ablauf in n8n liest die Angaben aus, vergleicht Betrag und Bestellnummer mit der Bestellliste und schreibt passende Rechnungen in eine Tabelle, die die Buchhaltungssoftware einliest. Abweichungen gehen an die Buchhalterin, die Zahlung gibt weiterhin sie frei. Am Bautag liefen zehn Rechnungen durch, sieben waren auf Anhieb richtig, nach dem Nachschärfen neun. In der Werkstattzeit kam die Anbindung an die Buchhaltung dazu.

Checkliste

• Ist-Bild und Soll-Bild des Abschlussprojekts hängen und sind fotografiert.
• Jeder Schritt ist mit der Datenampel geprüft.
• Die Prüfstellen sind markiert, je Prüfstelle sind Person und Vertretung benannt.
• Der Weg in eure Software ist geklärt, offene Fragen an den Anbieter sind gestellt.
• Der erste Teil des Ablaufs läuft mit Fehlerhinweis und Protokoll.
• Zehn echte Fälle sind in zwei Runden getestet, das Ergebnis ist notiert.
• Die offenen Punkte für die Werkstattzeit stehen auf einer Liste mit Namen.
• Der Termin der nächsten Bau-Sprechstunde steht.