Assistenten mit Firmenwissen

Format: Live-Abend 4 in Woche 5 · Pfade: Führungskräfte, Mitarbeitende, Builder · Dauer: zwei Stunden live, dazu eine Stunde Werkstattzeit für den eigenen Assistenten

Einstieg

Nach vier Wochen kennt ihr das Muster: Jedes Mal, wenn ihr eine Angebotsmail mit KI schreibt, erklärt ihr wieder, wer ihr seid, wie ihr klingt, was eure Leistungen sind und was ihr nie zusagt. Das kostet Zeit, und jede Person macht es ein bisschen anders.

Ein Assistent löst das. Ihr schreibt die Erklärung einmal, legt die passenden Unterlagen dazu, und ab dann startet jede Aufgabe mit diesem Wissen. Je nach Werkzeug heißt das Projekt, eigener GPT, Gem, Agent oder Space, die Idee ist überall dieselbe: feste Anweisungen plus eure Unterlagen plus die Aufgabe des Moments.

Damit macht ihr den Schritt von Stufe 2 zu Stufe 3. Das klingt klein und verändert viel, denn ab jetzt arbeitet das ganze Team mit demselben Wissen und in derselben Qualität.

Was ihr danach könnt

• einen eigenen Assistenten für eine wiederkehrende Aufgabe einrichten, mit festen Anweisungen und euren Unterlagen,
• entscheiden, welches Firmenwissen ein Assistent braucht und welches nach der Datenampel draußen bleibt,
• einen Assistenten mit fünf echten Beispielfällen testen und nachschärfen, bevor das Team ihn nutzt.

Inhalte

Was ein Assistent ist

Ein Assistent besteht aus drei Teilen:

1. Feste Anweisungen. Sie gelten für jede Unterhaltung: Rolle, Tonfall, Aufbau, Grenzen. Das ist das Prompt-Gerüst aus Modul 1, nur dauerhaft hinterlegt.
2. Unterlagen. Dokumente, auf die der Assistent zugreift: Leistungsbeschreibungen, Textbausteine, Arbeitsanweisungen, häufige Fragen mit Antworten, gute Beispiele aus der Vergangenheit.
3. Die Aufgabe des Moments. Was die Person gerade braucht, etwa „Antwort auf diese Anfrage” mit der Anfrage dazu.

Ein Assistent handelt in der Regel nicht selbst. Er schreibt Entwürfe, die ein Mensch prüft und verschickt. Das macht ihn zu einem sicheren zweiten Schritt nach dem freien Chat. Welche Werkzeuge auf Stufe 3 dazugehören, etwa Meeting-Notizen und Desktop-Agenten, steht auf der Stufenseite unter „Werkzeuge”.

Gute Anweisungen für einen Assistenten

Feste Anweisungen sind wie eine Einarbeitungsmappe für eine neue Kollegin. Sie sollten enthalten:

• Wer wir sind: Betrieb, Region, Kunden, was uns wichtig ist.
• Wofür der Assistent da ist: eine Aufgabe, klar umrissen. Ein Assistent für alles wird mittelmäßig in allem.
• Wie wir klingen: Anrede, Satzlänge, Wörter, die wir mögen, Wörter, die wir meiden. Zwei echte gute Beispiele wirken mehr als zehn Regeln.
• Was nie passiert: keine Preise ohne Liste, keine Termine ohne Kalender, keine Zusagen zu Fristen. Formuliert solche Grenzen als klare Anweisung.
• Was er tut, wenn er unsicher ist: nachfragen oder einen Platzhalter setzen, etwa [Preis prüfen].

Länger ist dabei selten besser. Anthropic hat 2025 beschrieben, dass ein Modell in jedem Moment nur eine begrenzte Menge Text gut überblickt. Knappe, gut gewählte Informationen bringen bessere Ergebnisse als lange Anweisungen mit allem, was einem einfällt. Für eure Assistenten heißt das: eine bis zwei Seiten Anweisungen, nur die Unterlagen, die für diese Aufgabe zählen.

Welches Wissen hineingehört

Die Datenampel aus Modul 2 gilt auch hier. Grün gehört hinein: Leistungen, öffentliche Preise, Textbausteine, Anleitungen. Gelb nur in ein freigegebenes Werkzeug mit Firmenvertrag: interne Abläufe, Musterangebote ohne Kundennamen. Rot bleibt draußen: Kalkulationsgrundlagen, Personaldaten, Rezepturen, Zugangsdaten.

Ein zweiter Maßstab ist die Aktualität. Ein Assistent, der mit der Preisliste vom letzten Jahr arbeitet, richtet mehr Schaden an als gar keiner. Legt fest, wer die Unterlagen pflegt und wann sie geprüft werden. Ein Datum auf jeder Unterlage hilft.

Testen vor dem Einsatz

Bevor das Team einen Assistenten nutzt, bekommt er fünf echte Fälle: drei typische, einen schwierigen und einen, bei dem er nachfragen oder ablehnen sollte. Für jeden Fall schreibt ihr vorher auf, was ein gutes Ergebnis wäre. Dann prüft ihr mit den drei Prüffragen aus Modul 1 und der Liste „Hier liegt KI bei uns daneben”. Was danebengeht, verbessert ihr in den Anweisungen oder den Unterlagen und testet noch einmal. Dieses Vorgehen ist die kleine Fassung dessen, was bei Agenten in Modul 9 zum Pflichtprogramm wird.

Eine Vorsicht bei fremden Inhalten

Wenn ein Assistent Mails, Webseiten oder Dokumente von außen liest, können darin versteckte Anweisungen stehen, die ihn ablenken. Fachleute nennen das Prompt Injection. Für Assistenten, die nur Entwürfe schreiben, ist das Risiko überschaubar, weil ein Mensch prüft. Sobald ein Werkzeug selbst handeln darf, wird es ernst. Mehr dazu auf Stufe 3 unter „Risiken” und in Modul 9.

Übungen am eigenen Betrieb

Übung 1: Der erste eigene Assistent

Ziel: ein Assistent, den das Team ab nächster Woche nutzt.

1. Wählt eine Aufgabe, die mehrere Menschen im Team mindestens wöchentlich erledigen: Antwort auf Standardanfragen, Angebotsbegleittext, Protokoll aus Notizen, Stellenanzeige, Reklamationsantwort, Arbeitsanweisung.
2. Schreibt die festen Anweisungen nach den fünf Punkten oben, höchstens eine Seite.
3. Sammelt die Unterlagen: zwei bis fünf Dokumente, jedes mit Datum und nach der Ampel geprüft.
4. Richtet den Assistenten im freigegebenen Werkzeug ein und gebt ihm einen klaren Namen, etwa „Antwort auf Anfragen Küche”.

Ergebnis: ein eingerichteter Assistent mit Anweisungen und Unterlagen.

Übung 2: Fünf Fälle, zwei Runden

Ziel: ein getesteter Assistent.

1. Sammelt fünf echte Fälle aus den letzten Wochen nach der Mischung oben. Gelbe Daten anonymisiert ihr, wenn das Werkzeug sie nicht verarbeiten darf.
2. Schreibt zu jedem Fall in zwei Sätzen, was ein gutes Ergebnis enthält.
3. Lasst den Assistenten alle fünf bearbeiten. Bewertet jedes Ergebnis: verschickbar, mit kleinen Änderungen verschickbar, unbrauchbar.
4. Bessert die Anweisungen nach und lasst alle fünf noch einmal laufen. Vergleicht.

Ergebnis: ein Testprotokoll mit zwei Runden und ein Assistent, der mindestens vier von fünf Fällen verschickbar oder fast verschickbar löst.

Übung 3 (für Builder): Ein Assistent fürs Abschlussprojekt

Prüft, ob ein Teil eures Abschlussprojekts mit einem Assistenten beginnen kann, etwa das Formulieren der Antwort, bevor in Modul 7 die Automatisierung dazukommt. Wenn ja, baut ihn nach demselben Muster und nehmt ihn mit zum Bautag.

Ein Fall aus dem Mittelstand

Das Beispiel ist aus Situationen zusammengesetzt, wie sie uns in ähnlicher Form begegnen. Namen und Zahlen sind erfunden.

Ein Küchenstudio mit drei Filialen und 25 Beschäftigten hatte fünf Verkäuferinnen und Verkäufer, die Anfragen per Mail auf fünf verschiedene Arten beantworteten. Manche schrieben knapp, manche ausführlich, eine Kollegin nannte gern Lieferzeiten, die nicht mehr stimmten.

Im Modul bauten zwei Mitarbeitende und eine Führungskraft den Assistenten „Erste Antwort Küchenanfrage”. Die Anweisungen beschrieben den Ton des Hauses, die Unterlagen enthielten die Leistungen, die Ausstellungen in den Filialen und die Antworten auf die zwölf häufigsten Fragen. Lieferzeiten standen bewusst nicht drin, stattdessen setzt der Assistent den Platzhalter [Lieferzeit mit Disposition klären]. Im ersten Test waren zwei von fünf Antworten verschickbar, nach dem Nachschärfen vier. Heute nutzen alle fünf ihn, und die Antworten klingen nach einem Haus.

Checkliste

• Die Aufgabe für den Assistenten ist klar umrissen und kommt mindestens wöchentlich vor.
• Die festen Anweisungen passen auf eine Seite und enthalten Zweck, Ton, Grenzen und das Verhalten bei Unsicherheit.
• Alle Unterlagen sind nach der Datenampel geprüft und tragen ein Datum.
• Eine Person pflegt die Unterlagen, der nächste Prüftermin steht.
• Der Assistent ist mit fünf Fällen in zwei Runden getestet, das Protokoll liegt vor.
• Das Team weiß, dass es den Assistenten gibt, wofür er da ist und wo er zu finden ist.
• Gute Ergebnisse und Fehler werden gesammelt, damit der Assistent besser wird.