KI-Programm

Das Programm von CoStrategen: gemeinsam lernen, im eigenen Betrieb bauen, bis es läuft.

Der KI-Kompass zeigt alles, was wir über KI im Mittelstand wissen, offen und für jeden. Das Programm ist der Weg für Betriebe, die das nicht allein durcharbeiten wollen, sondern als Team, mit festen Terminen und mit uns an der Seite. Ihr arbeitet an echten Abläufen aus eurem Betrieb, probiert, bessert nach und habt am Ende etwas in der Hand.

Das Versprechen

Nach zwölf Wochen läuft in eurem Betrieb mindestens ein Ablauf mit KI, den euer eigenes Team ausgewählt, gebaut und gemessen hat. Dazu habt ihr:

• eine KI-Richtlinie auf einer Seite, die alle kennen,
• ein Team, das sicher mit KI arbeitet und weiß, wo sie danebenliegt,
• eine Liste bewerteter Anwendungsfälle für die nächsten zwölf Monate,
• eine Rechnung, die zeigt, was sich lohnt und was warten kann,
• eine Bescheinigung je Person, die eure Maßnahmen zur KI-Kompetenz belegt.

Gemessen wird das Programm an dem, was ihr danach im Betrieb könnt und am Laufen habt. Ein schöner Plan allein zählt bei uns als halbe Arbeit.

Für wen

Für Betriebe mit etwa 10 bis 250 Menschen aus Handwerk, Produktion, Handel, Gastronomie, Dienstleistung und Verwaltung, die mit KI anfangen oder die ersten Versuche ordnen wollen. Vorwissen braucht ihr keins. Wer den Selbsttest im Kompass macht und auf Stufe 1 bis 4 landet, ist hier richtig. Wer schon Agenten im Betrieb hat, findet seinen Weg eher in der Agenten-Werkstatt oder beim Aufbau des KI-Betriebssystems (siehe „Wege mit CoStrategen”).

Ein Team statt einer Person. Ein Betrieb kommt weiter, wenn mehrere zugleich lernen und sich gegenseitig tragen. Deshalb meldet ihr euch als Team an: die Geschäftsführung, eine bis drei Führungskräfte, zwei bis sechs Mitarbeitende aus Büro und Werkstatt und ein bis zwei Menschen, die gern tüfteln und später bauen (wir nennen sie Builder). Ein gutes Team hat vier bis zwölf Menschen.

Die vier Lernpfade

Alle im Team lernen dieselben Grundlagen und arbeiten am selben Abschlussprojekt. Danach geht jede Rolle so tief, wie sie es für ihre Arbeit braucht.

Ein Builder ist jemand aus eurem Betrieb, kein Programmierer von außen. Oft ist es die Person, die schon heute die Tabellen pflegt oder die Kasse eingerichtet hat. Nach dem Programm kann sie kleine Abläufe selbst bauen und betreuen, und sie weiß, wann sie Hilfe holt.

Wie gelernt wird

Der Aufbau folgt dem, was beim Lernen von Erwachsenen am besten belegt ist, und dem, was wir in Betrieben erleben.

1. Am eigenen Fall statt am Lehrbuchbeispiel. Was im Seminar geübt und danach nie angewendet wird, ist nach wenigen Wochen weg. Die Forschung zum Lerntransfer (Baldwin und Ford 1988 und viele Arbeiten danach) zeigt: Gelerntes bleibt, wenn es der eigenen Arbeit ähnelt und gleich angewendet wird. Deshalb arbeitet jede Übung mit euren Aufgaben, euren Texten und eurer Software.
2. Verteilt statt am Stück. Zwölf Wochen mit kurzen Terminen wirken stärker als eine Woche Seminar. Zwischen den Terminen wendet ihr an, was ihr gelernt habt, und bringt die Fragen mit. Lernen in Abständen gehört zu den am besten belegten Lerntechniken (Dunlosky u. a. 2013).
3. Abrufen statt Wiederlesen. Jeder Live-Abend beginnt mit fünf kurzen Fragen zum letzten Mal, gemeinsam gelöst und ohne Noten. Sich aktiv zu erinnern, festigt Wissen deutlich besser als noch einmal nachzulesen (ebenfalls Dunlosky u. a. 2013).
4. Live und mit einem Menschen, den man fragen kann. In der großen Befragung von BCG (2025, über 10.600 Beschäftigte) nutzen Menschen nach mehr als fünf Stunden Schulung KI zu 79 Prozent regelmäßig, und Präsenz und ein persönlicher Ansprechpartner heben die Nutzung weiter. Der Kern des Programms ist deshalb live, vor Ort oder online in Echtzeit.
5. Gemeinsam im Team. Wer sieht, dass Kolleginnen und Kollegen KI nutzen, fängt selbst an. Das Team lernt zusammen, baut zusammen und stellt zusammen vor.
6. Prüfen lernen. KI liegt manchmal überzeugend daneben, und die Grenze verläuft zackig: bei manchen Aufgaben glänzt sie, bei scheinbar ähnlichen versagt sie (Harvard und BCG 2023, „Jagged Frontier”). Prüfen ist in jedem Modul eine eigene Übung.
7. Lernkontrolle als Rückmeldung. Abfrage zu Beginn der Abende, Bau-Rückschau in der Sprechstunde, der Selbsttest am Anfang und am Ende, die Vorstellung des Abschlussprojekts. Alles dient dazu, dass ihr seht, wo ihr steht. Noten gibt es keine.
8. Erst bauen, dann planen. Die große KI-Strategie kommt am Schluss, wenn ihr erlebt habt, was KI in eurem Betrieb kann. Andrew Ng rät in seinem Playbook ebenso, mit Piloten Schwung zu holen und die Strategie danach zu schärfen. Ein Plan aus eigener Erfahrung trägt weiter als einer vom Reißbrett.
9. Messen, ob es wirkt. Wir schauen auf vier Ebenen, angelehnt an das Modell von Donald Kirkpatrick: Wie fandet ihr es, was habt ihr gelernt, was macht ihr anders, was hat es dem Betrieb gebracht. Die letzten beiden Ebenen messen wir in der Nachschau 90 Tage nach dem Abschluss.

Die Formate

Zwei Varianten. Als Inhouse-Programm für einen Betrieb laufen alle Termine mit eurem Team allein, die Abende bei euch oder online. In der offenen Runde lernen drei bis fünf Betriebe aus der Region mit je zwei bis vier Menschen gemeinsam, die Inhouse-Tage finden reihum in einem der Betriebe statt. Dort lernt ihr zusätzlich voneinander, und jeder Betrieb baut sein eigenes Abschlussprojekt.

Ablauf über zwölf Wochen

Umfang in Stunden

Live heißt: gemeinsam in Echtzeit mit uns. Werkstattzeit heißt: Arbeit am Abschlussprojekt im eigenen Betrieb. Selbstlernen heißt: vorbereiten und nachschlagen im KI-Kompass.

In jedem Pfad ist der Live-Anteil der größte Block, das Selbstlernen der kleinste. Jede Person liegt weit über den fünf Stunden, ab denen Schulung laut BCG spürbar wirkt.

Die Module

Zehn Module, dazu das Abschlussprojekt, das ab Woche 2 durch alles hindurchläuft. Bei jedem Modul steht, was ihr danach könnt, und wo ihr im KI-Kompass weiterlest. Zu jedem Modul gibt es eine eigene Teilnehmerunterlage mit Übungen am eigenen Betrieb, einem Fall aus dem Mittelstand und einer Checkliste.

Modul 1: Wie KI arbeitet und wo sie danebenliegt

Format: Inhouse-Tag 1 · Pfade: alle · Kompass: Stufe 2, Säule Schulen, Werkstatt „Echt oder überzeugend falsch?” und Prompt-Labor

Danach könnt ihr:

• in eigenen Worten erklären, wie ein Sprachmodell zu seinen Antworten kommt und warum es manchmal erfindet,
• eine Aufgabe aus eurem Alltag mit dem Prompt-Gerüst aus fünf Teilen (Rolle, Lage, Auftrag, Form, Maßstab) so beschreiben, dass ein brauchbares Ergebnis entsteht,
• ein KI-Ergebnis mit drei festen Prüffragen gegenchecken, bevor ihr es weitergebt.

Modul 2: Sicher arbeiten mit Recht, Datenampel und Richtlinie

Format: Inhouse-Tag 1 · Pfade: alle · Kompass: Säule Recht und Sicherheit, Werkstatt Datenampel-Quiz, Vorlagen (KI-Richtlinie auf einer Seite)

Danach könnt ihr:

• jede Information mit der Datenampel einordnen (grün darf rein, gelb nur in freigegebene Werkzeuge, rot bleibt draußen),
• sagen, welche Pflichten aus der europäischen KI-Verordnung (AI Act) euren Betrieb heute treffen und welche erst später,
• als Team den Entwurf eurer eigenen KI-Richtlinie auf einer Seite schreiben, die noch am selben Tag gilt.

Modul 3: Aufgaben zerlegen, Fälle finden und bewerten

Format: Inhouse-Tag 1 und Live-Abend 1 · Pfade: alle · Kompass: Säule Strategie, Use-Case-Workshop, Werkstatt Use-Case-Finder

Danach könnt ihr:

• eine Stelle in einzelne Aufgaben zerlegen und für jede einschätzen, ob KI hilft (KI übernimmt Aufgaben, selten ganze Stellen),
• mindestens 15 Anwendungsfälle aus eurem Betrieb auf der Matrix Nutzen gegen Machbarkeit einordnen und als schnelle Erfolge, Leuchttürme, Fleißarbeit oder Ablegen sortieren,
• mit einem Steckbrief das eigene Abschlussprojekt festlegen: Ablauf, Ziel, Messgröße, verantwortliche Person.

Modul 4: Menschen mitnehmen und den Betriebsrat einbinden

Format: Live-Abend 2 · Pfade: Geschäftsführung, Führungskräfte, Builder · Kompass: Säule Menschen mitnehmen, Führungskräfte-Session, Vorlagen (Ankündigungs-Mail, FAQ für Mitarbeitende)

Danach könnt ihr:

• die fünf häufigsten Sorgen im Team benennen und auf jede ehrlich antworten,
• eine Zusage der Geschäftsführung formulieren, was mit gewonnener Zeit passiert, und sie ankündigen,
• erklären, wann der Betriebsrat mitbestimmt, und mit ihm eine Vereinbarung zu KI vorbereiten; ohne Betriebsrat: festlegen, wie ihr die Belegschaft beteiligt,
• Champions (Menschen, die vorangehen und anderen helfen) auswählen und ihnen eine klare Rolle geben.

Modul 5: Wirtschaftlich rechnen mit kleinem Budget

Format: Live-Abend 3 · Pfade: Geschäftsführung, Führungskräfte, Builder · Kompass: Säule Wirtschaftlichkeit, Werkstatt Zeitrechner

Danach könnt ihr:

• die gesparte Zeit eines Ablaufs mit euren eigenen Zahlen rechnen (Häufigkeit, Minuten, Personen, Stundensatz, Nutzungsgrad),
• die echten Kosten eines Werkzeugs aufstellen, einschließlich Einrichtung, Betreuung und Schulung, und eine einfache Rechnung über ein Jahr machen,
• die Förderwege nennen, die euer Betrieb selbst nutzen kann, und wisst, wo ihr den aktuellen Stand prüft,
• für das Abschlussprojekt eine Vorher-Messung festlegen, damit der Nutzen später belegt ist.

Modul 6: Assistenten mit Firmenwissen

Format: Live-Abend 4 · Pfade: Führungskräfte, Mitarbeitende, Builder · Kompass: Stufe 3, Live-Demo

Danach könnt ihr:

• einen eigenen Assistenten für eine wiederkehrende Aufgabe einrichten, mit festen Anweisungen und euren Unterlagen (etwa Angebotstexte, Preisliste ohne Kundendaten, Arbeitsanweisungen),
• entscheiden, welches Firmenwissen ein Assistent braucht und welches nach der Datenampel draußen bleibt,
• einen Assistenten mit fünf echten Beispielfällen testen und nachschärfen, bevor das Team ihn nutzt.

Modul 7: Abläufe automatisieren und an eure Software anbinden

Format: Inhouse-Tag 2 (Bautag) · Pfade: Builder den ganzen Tag, Führungskräfte und Mitarbeitende im ersten Teil · Kompass: Stufe 4, Prozess-Mapping, Werkzeugatlas

Danach könnt ihr:

• einen Ablauf Schritt für Schritt aufzeichnen und die Stellen markieren, an denen ein Mensch prüft,
• erkennen, wie eure vorhandene Software (E-Mail, Warenwirtschaft, Branchenlösung, Dokumentenablage, Kalender) angebunden werden kann: über eine fertige Schnittstelle, über E-Mail und Dateien oder über ein Automatisierungswerkzeug wie n8n,
• als Builder den ersten Ablauf des Abschlussprojekts bauen und mit echten Fällen laufen lassen,
• entscheiden, was ihr selbst baut, was ihr kauft und wo ihr einen Partner holt.

Modul 8: Werkzeuge selbst bauen

Format: Live-Abend 5 · Pfade: Builder · Kompass: Stufe 5, Säule KI-System bauen

Danach könnt ihr:

• mit KI ein kleines, passgenaues Werkzeug bauen (etwa einen Rechner fürs Angebot, eine Checkliste mit Auswertung oder eine kleine Wissensdatenbank),
• beschreiben, was ein selbst gebautes Werkzeug braucht, damit es im Betrieb hält: eine Person, die es betreut, eine Anleitung und eine Sicherung,
• einschätzen, ab wann ein Eigenbau zu groß wird und eine fertige Lösung besser passt.

Modul 9: Agenten einsetzen

Format: Live-Abend 6 · Pfade: Builder, Geschäftsführung als Gast · Kompass: Stufe 6, Säule Agenten bauen, Agenten-Werkstatt

Danach könnt ihr:

• unterscheiden, wann ein fester Ablauf reicht und wann ein Agent (eine KI, die selbst Schritte plant und Werkzeuge nutzt) wirklich nötig ist,
• für einen Agenten festlegen, wie viel er allein darf: vorschlagen, mit Freigabe handeln oder selbst handeln, je nachdem, was auf dem Spiel steht,
• einen Agenten mit einer Sammlung von Beispielfällen testen, seine Kosten begrenzen und erkennen, wenn ein Angebot nur umetikettierte Automatisierung ist.

Modul 10: Vom Pilot zum laufenden System

Format: Live-Abend 8 und Inhouse-Tag 3 · Pfade: Geschäftsführung, Führungskräfte, Builder · Kompass: Säule Strategie, Säule KI-System bauen, Stufe 7, Strategie-Halbtag, Vorlagen (90-Tage-Plan)

Danach könnt ihr:

• aus euren bewerteten Fällen einen Fahrplan für 90 Tage und zwölf Monate machen, mit Verantwortlichen und Messgrößen,
• festlegen, wie ein laufender Ablauf betreut wird: wer ihn verantwortet, wie Fehler gemeldet werden, wann er geprüft wird,
• erklären, wie aus einzelnen Abläufen Schritt für Schritt ein System wird, das mit jeder Nutzung besser wird (Wissen sammeln, Standards festschreiben, Prüfungen einbauen),
• den Selbsttest erneut machen und euren Fortschritt seit Woche 1 deuten.

Das Abschlussprojekt am eigenen Betrieb

Das Abschlussprojekt ist das Herz des Programms. Jedes Team wählt in Woche 2 einen Ablauf aus dem eigenen Betrieb, meist einen schnellen Erfolg von der Matrix, manchmal einen kleinen Leuchtturm. Beispiele: Anfragen per E-Mail vorsortieren und mit einem Antwortentwurf versehen, Aufmaße und Notizen von der Baustelle in ein Angebot übertragen, Lieferscheine und Rechnungen abgleichen, Schichtpläne aus Wünschen vorbereiten.

Bis zum Abschlusstag soll der Ablauf:

1. im echten Betrieb laufen, mindestens zwei Wochen lang mit echten Fällen,
2. gemessen sein, mit einer Vorher- und einer Nachher-Zahl (Zeit, Fehler, Durchlauf oder Zufriedenheit),
3. sicher sein, also mit der Datenampel geprüft und mit festen Stellen, an denen ein Mensch freigibt,
4. getragen sein, mit einer verantwortlichen Person, einer kurzen Anleitung und einem Team, das Bescheid weiß,
5. weitergedacht sein, mit dem nächsten Schritt im Fahrplan.

Am Inhouse-Tag 3 stellt das Team das Projekt in 20 Minuten vor, live am laufenden Ablauf, danach gibt es Rückmeldung nach einem festen Raster. In der Nachschau nach 90 Tagen schauen wir gemeinsam, ob der Ablauf noch läuft und was er gebracht hat. Aufgabe, Raster und Ablauf der Vorstellung stehen in der Unterlage zum Abschlussprojekt.

Die Bescheinigung

Jede Person bekommt eine Teilnahmebescheinigung mit ihrem Lernpfad, den besuchten Modulen, den Stunden getrennt nach live, Werkstattzeit und Selbstlernen und dem Titel des Abschlussprojekts. Voraussetzung sind mindestens 80 Prozent der Live-Termine des eigenen Pfads und die Mitarbeit am vorgestellten Abschlussprojekt.

Die Bescheinigung ist bewusst konkret. Sie passt als Nachweis für die Maßnahmen zur KI-Kompetenz, die Artikel 4 der europäischen KI-Verordnung von Betrieben verlangt, die KI einsetzen. Zusammen mit eurer Richtlinie und einer Liste der genutzten Werkzeuge habt ihr damit sauber dokumentiert, was ihr getan habt.

Was das Programm anders macht

Die großen Programme weltweit lehren einen ähnlichen Kern: Grundlagen, Anwendungsfälle, Strategie, Recht, Menschen, ein Abschlussprojekt und seit 2025 Agenten. Diesen Kern hat das Programm auch. Dazu kommt, was im Mittelstand den Unterschied macht und in den meisten Programmen fehlt:

• Ein laufendes System statt eines Plans. Am Ende läuft ein Ablauf im Betrieb, gemessen und betreut.
• Das ganze Team statt einer einzelnen Person. Geschäftsführung, Führung, Mitarbeitende und Builder lernen zusammen, jede Rolle in ihrer Tiefe.
• Der Betriebsrat von Anfang an. Mitbestimmung, Vereinbarung und Beteiligung der Belegschaft haben ein eigenes Modul.
• Rechnen mit kleinem Budget. Mit euren Zahlen, für fünf Menschen im Büro genauso wie für hundert in der Produktion.
• Förderung mitgedacht. Ihr wisst am Ende, welche Förderung euer Betrieb selbst nutzen kann.
• Eure Software im Mittelpunkt. Warenwirtschaft, Branchenlösung, E-Mail und Ablage sind der Ort, an dem KI wirken muss.
• Begleitung, bis es läuft. Die Sprechstunden und die Nachschau nach 90 Tagen gehören fest dazu.
• Alles offen. Jedes Wissen aus dem Programm steht auch im KI-Kompass. Wer es allein schafft, schafft es damit. Das Programm ist für alle, die es gemeinsam schneller und sicherer schaffen wollen.