Vorlagen

Hier liegen die Vorlagen, die in den Workshops und im Alltag immer wieder gebraucht werden. Alles in eckigen Klammern füllt ihr selbst aus. Kopiert sie, passt Anrede und Tonfall an euren Betrieb an und streicht, was nicht passt. Die Vorlagen sind ein Startpunkt und ersetzen keine Rechtsberatung.

KI-Richtlinie auf einer Seite

KI-Richtlinie der [Firma] · Stand [Datum] · Ansprechperson: [Name, Telefon]

Wozu: KI hilft uns, Routinearbeit schneller zu erledigen und mehr Zeit für Kundschaft und Qualität zu haben. Diese Seite sagt, wie wir sie sicher nutzen.

Freigegebene Werkzeuge: [Werkzeug 1] für [Texte, Mails, Recherche] · [Werkzeug 2] für [Protokolle] · [Werkzeug 3] für […]. Firmendaten gehören nur in diese Werkzeuge mit Firmenkonto.

Datenampel:

• Grün, frei: [öffentliche Infos, Produktbeschreibungen, Stellenanzeigen, eigene Texte ohne Namen]
• Gelb, nur im Firmenwerkzeug: [Angebote, Kundenkorrespondenz, interne Abläufe, Protokolle]
• Rot, draußen lassen: [Personalakten, Bewerbungen, Gesundheitsdaten, Zugangsdaten, Rezepturen, Kalkulationen]
• Im Zweifel gilt die strengere Farbe.

Prüfen: Jedes Ergebnis liest ein Mensch, bevor es nach außen geht. Zahlen, Namen, Fristen und Quellen prüfen wir immer nach.

Kennzeichnen: [Wann wir sagen, dass KI mitgewirkt hat, etwa bei Bildern, Chatbots und veröffentlichten Texten.]

Tabu: Entscheidungen über Menschen allein durch KI · private Konten für Firmendaten · [weitere Punkte]

Neue Werkzeuge: schlägt jede Person gern vor, freigegeben werden sie von [Name oder Rolle].

Leistungskontrolle: Wir werten die Nutzung von KI nicht aus, um Leistung oder Verhalten zu bewerten.

Wenn etwas schiefgeht: sofort an [Name, Kanal]. Fehler zu melden ist richtig und hat keine Nachteile.

Lernen: Alle bekommen eine Grundschulung, Vertiefung gibt es für [Rollen]. Fragen jederzeit an [Champions, Kanal].

Use-Case-Steckbrief

Ankündigungs-Mail

Betreff: KI bei [Firma]: was wir vorhaben und was das für euch heißt

Liebe Kolleginnen und Kollegen,

viele von euch haben KI schon ausprobiert, im Alltag oder bei der Arbeit. Wir wollen das jetzt gemeinsam und sicher angehen.

Warum jetzt: [ein bis zwei Sätze, z. B. mehr Anfragen bei gleicher Mannschaft, weniger Zeit für Papierkram, mehr für Kundschaft].

Was sich ändert: Ab [Datum] bekommt jede Person einen Zugang zu [Werkzeug]. Dazu gibt es eine Richtlinie auf einer Seite, die sagt, was geht und was draußen bleibt.

Was bleibt: [Zusage der Geschäftsführung, z. B. „Gewonnene Zeit nutzen wir für Qualität und Wachstum. Wegen KI verliert bei uns niemand seinen Arbeitsplatz.“] Wir werten die Nutzung nicht aus, um Leistung zu bewerten.

Wer beteiligt ist: [Geschäftsführung, Betriebsrat, Datenschutz, Ansprechperson].

Was ihr tun könnt: Kommt zum Tag der KI am [Datum]. Bringt eine Aufgabe mit, die euch Zeit kostet. Fragen gern vorab an [Name].

Wo es Hilfe gibt: [Champions, Kanal, Sprechstunde].

Wir freuen uns drauf. [Name, Rolle]

FAQ für Mitarbeitende

Verliere ich wegen KI meinen Job? [Antwort der Geschäftsführung, ehrlich und konkret. Beispiel: „Wir nutzen KI, damit ihr weniger Routinearbeit habt und mehr Zeit für das, was nur ihr könnt. Gewonnene Zeit geht in Qualität, Kundschaft und Wachstum.“]

Werde ich überwacht? Wir werten die Nutzung von KI nicht aus, um Leistung oder Verhalten zu bewerten. [Ergänzen, was der Betriebsrat vereinbart hat.]

Darf ich mein privates ChatGPT nutzen? Für Firmendaten bitte nur die freigegebenen Werkzeuge mit Firmenkonto. Dort ist geregelt, dass eure Eingaben geschützt sind und nicht zum Training genutzt werden.

Was darf ich eingeben? Das sagt die Datenampel: grün frei, gelb nur im Firmenwerkzeug, rot bleibt draußen. Im Zweifel die strengere Farbe oder kurz nachfragen.

Wer prüft die Ergebnisse? Ihr selbst. KI kann überzeugend falsch liegen, besonders bei Zahlen, Namen, Fristen und Quellen. Was nach außen geht, liest vorher ein Mensch.

Muss ich mitmachen? Wir laden alle ein, es auszuprobieren, und geben Zeit zum Üben. [Regelung zur Pflichtschulung nach Artikel 4 ergänzen.]

Was mache ich, wenn etwas schiefgeht? Sofort an [Name, Kanal] melden. Fehler zu melden ist richtig und hat keine Nachteile.

Wer hilft mir, wenn ich nicht weiterkomme? Unsere Champions [Namen] und die Sprechstunde am [Tag, Uhrzeit].

Darf ich Ideen für neue Werkzeuge einbringen? Unbedingt. Vorschläge an [Name], freigegeben wird nach kurzer Prüfung.

Nachweis KI-Kompetenz

Artikel 4 des AI Act verlangt seit Februar 2025, in der milderen Fassung seit dem Omnibus 2026, dass ihr Maßnahmen zur Förderung der KI-Kompetenz ergreift. Ein Zertifikat oder eine Prüfung ist dafür nicht vorgeschrieben, eine saubere Dokumentation hilft aber, falls jemand fragt.

Maßnahmen zur Förderung der KI-Kompetenz · [Firma] · Zeitraum [von, bis]

Eingesetzte KI-Werkzeuge: [Werkzeug, Zweck, Nutzergruppe, Vertragsstand je Zeile]

Richtlinie: Stand [Datum], bekannt gemacht am [Datum] über [Weg]

Datum	Maßnahme	Inhalt	Ziel	Rolle oder Bereich	Teilnehmende	Dauer
[ ]	[Tag der KI]	[Grundlagen, Datenampel, Prüfen, Prompt-Gerüst]	[sicheres Arbeiten mit dem Firmenwerkzeug]	[alle]	[Anzahl, Liste anbei]	[7 h]
[ ]	[Führungskräfte-Session]	[ ]	[ ]	[Leitung]	[ ]	[3 h]

Auffrischung geplant: [Datum] und bei jedem neuen Werkzeug

Verantwortlich: [Name, Unterschrift, Datum]

90-Tage-Plan

Kennzahlen, die sich bewährt haben: Anteil der Leute, die KI wöchentlich nutzen · gesparte Stunden je Fall · Durchlaufzeit · Fehlerquote · Zufriedenheit im Team (kurze Umfrage).

Prompt-Karte

Zum Ausdrucken für den Schreibtisch.

So sprecht ihr mit der KI: fünf Teile

1. Rolle: Als wer soll sie antworten? „Du bist eine erfahrene Sachbearbeiterin im Einkauf.“
2. Lage: Was muss sie wissen? „Ein Lieferant liefert seit drei Wochen zu spät, wir arbeiten seit Jahren zusammen.“
3. Auftrag: Was soll entstehen? „Schreib eine Mail, die das Problem anspricht und eine Lösung vorschlägt.“
4. Form: Wie soll es aussehen? „Höchstens acht Sätze, per Sie, freundlich und klar.“
5. Maßstab: Woran erkennt ihr gutes Ergebnis? „Am Ende steht eine konkrete Frage mit Termin.“

Dann nachschärfen: „kürzer“, „wärmer“, „zwei Varianten“, „was fehlt noch?“

Immer prüfen: Zahlen, Namen, Fristen, Quellen.

Datenampel: grün frei · gelb nur im Firmenwerkzeug · rot draußen lassen.

Gute Prompts teilen: in [Sammlung, Kanal].