Das Abschlussprojekt

Das Abschlussprojekt ist das Herz des Programms. Alles, was ihr in den zehn Modulen lernt, landet hier: an einem echten Ablauf aus eurem Betrieb, mit euren Daten, eurer Software und euren Menschen. Am Ende steht kein Bericht, sondern ein Ablauf, der läuft. Diese Unterlage beschreibt die Aufgabe, den Weg über die zwölf Wochen, die Projektmappe, das Raster für die Rückmeldung und den Ablauf der Vorstellung.

Die Aufgabe

Euer Team wählt in Woche 2 einen Ablauf aus dem eigenen Betrieb und bringt ihn bis Woche 12 mit KI zum Laufen. Bis zum Abschlusstag soll der Ablauf:

1. im echten Betrieb laufen, mindestens zwei Wochen lang mit echten Fällen,
2. gemessen sein, mit einer Vorher- und einer Nachher-Zahl (Zeit, Fehler, Durchlauf oder Zufriedenheit),
3. sicher sein, also mit der Datenampel geprüft und mit festen Stellen, an denen ein Mensch freigibt,
4. getragen sein, mit einer verantwortlichen Person, einer kurzen Anleitung und einem Team, das Bescheid weiß,
5. weitergedacht sein, mit dem nächsten Schritt im Fahrplan.

Diese fünf Punkte sind zugleich das Raster, nach dem ihr am Abschlusstag Rückmeldung bekommt.

Ein gutes Projekt wählen

Ein gutes Abschlussprojekt ist meist ein schneller Erfolg von der Matrix aus Modul 3, manchmal ein kleiner Leuchtturm. Vier Fragen helfen bei der Wahl:

• Betrifft es viele? Ein Ablauf, den mehrere Menschen jede Woche machen, verändert die Stimmung im Betrieb.
• Ist es in zehn Wochen baubar? Die Daten liegen digital vor, es gibt einen Weg in eure Software, und es muss nichts Großes neu entstehen.
• Lässt es sich gut messen? Es gibt eine Zahl, die ihr heute und in zwölf Wochen gleich erheben könnt.
• Gibt es eine Person, die es tragen will? Jemand, der den Ablauf kennt, im Team Gewicht hat und Werkstattzeit bekommt.

Beispiele aus dem Mittelstand: Anfragen per E-Mail vorsortieren und mit einem Antwortentwurf versehen, Aufmaße und Notizen von der Baustelle in ein Angebot übertragen, Lieferscheine und Rechnungen abgleichen, Schichtpläne aus Wünschen vorbereiten, Reklamationen erfassen und an die richtige Stelle geben, Standardfragen von Kunden mit einem geprüften Entwurf beantworten.

Wenn zwei Projekte gleich gut sind, nehmt das, bei dem die Messung einfacher ist. Das zweite kommt als erstes Vorhaben in den Fahrplan. In der offenen Runde mit mehreren Betrieben baut jeder Betrieb sein eigenes Projekt.

Der Weg über zwölf Wochen

Damit die zwei Wochen echter Betrieb vor dem Abschlusstag liegen, sollte der Ablauf spätestens am Ende von Woche 9 mit echten Fällen laufen, auch wenn er noch nicht alles kann.

Wer was macht

• Die verantwortliche Person hält das Projekt zusammen, führt die Projektmappe und stellt am Abschlusstag vor. Sie entscheidet über Änderungen am Ablauf.
• Die Builder bauen, testen und dokumentieren. Sie haben drei Stunden Werkstattzeit pro Woche im Kalender.
• Die Mitarbeitenden, die den Ablauf heute machen, beschreiben ihn, bewerten die Ergebnisse im Test und sagen ehrlich, was hilft und was stört.
• Die Führungskräfte sorgen dafür, dass die Werkstattzeit frei bleibt, und legen fest, wer an den Prüfstellen prüft.
• Die Geschäftsführung bestätigt das Projekt, gibt die Zusage aus Modul 4 und hält in den Sparring-Terminen den Rücken frei.
• Wir begleiten in den Bau-Sprechstunden, helfen bei Knoten und geben am Abschlusstag Rückmeldung.

Die Projektmappe

Die Projektmappe ist ein gemeinsamer Ordner, in dem alles liegt, was ein neuer Kollege bräuchte, um den Ablauf zu verstehen und zu übernehmen. Am Abschlusstag enthält sie:

1. den Steckbrief aus Modul 3 (Vorlage Use-Case-Steckbrief),
2. die Jahresrechnung in zwei Fassungen und den Messplan aus Modul 5,
3. Ist-Bild und Soll-Bild mit den Prüfstellen aus dem Bautag,
4. die Testprotokolle mit allen Runden,
5. die Datenampel-Prüfung je Schritt und den Hinweis, in welchem freigegebenen Werkzeug welche Daten laufen,
6. die Vorher- und die Nachher-Zahl, gemessen auf dieselbe Weise,
7. die Anleitung auf einer Seite: wie man den Ablauf benutzt, wie man ihn anhält, wo Protokoll und Fehlerliste liegen,
8. die Betreuungskarte aus Modul 10: Person mit Vertretung, Meldeweg, Prüftermin, Anleitung,
9. den nächsten Schritt, so wie er im Fahrplan steht.

Kurze Texte reichen. Eine halbe Seite, die stimmt, ist besser als zehn Seiten, die niemand liest.

Die Bau-Sprechstunden

Alle zwei Wochen gibt es eine Bau-Sprechstunde, live mit uns, eine Stunde lang (Wochen 3, 5, 7, 9 und 11). Dabei sind die Builder und die verantwortliche Person, bei Bedarf weitere. Eine Sprechstunde läuft so:

Bringt zu jeder Sprechstunde die Liste offener Punkte mit. Fragen, die nicht warten können, schickt ihr uns vorher, damit wir vorbereitet sind.

Der Zwischenstand in Woche 9

Am Live-Abend 7 schauen Builder und Führungskräfte gemeinsam auf den Stand. In der offenen Runde stellen alle Betriebe vor und lernen voneinander. Der Abend dauert zwei Stunden:

Die wichtigste Frage des Abends lautet: Was lassen wir weg, damit der Rest sicher läuft? Ein kleinerer Ablauf, der läuft, schlägt einen großen, der fast läuft.

Das Raster

Am Abschlusstag gibt es zu jedem der fünf Punkte eine Rückmeldung in drei Stufen. Noten gibt es keine. Das Raster zeigt, wo ihr steht und was der nächste Schritt ist.

Wer bei allen fünf Punkten „trägt” erreicht, hat das Versprechen des Programms eingelöst. „Vorbild” ist ein schöner Ansporn und keine Bedingung.

Die Vorstellung

Am Inhouse-Tag 3 stellt die verantwortliche Person das Projekt vor, unterstützt vom Team. Wenn es geht, findet die Vorstellung dort statt, wo der Ablauf läuft: am Platz im Büro, an der Theke, im Lager. Die Vorstellung dauert 20 Minuten, danach gibt es 10 Minuten Rückmeldung.

Folien braucht ihr dafür kaum. Drei reichen: der Ablauf vorher, die Zahlen, der nächste Schritt. Der Rest ist der laufende Ablauf selbst. Wenn die Technik am Tag streikt, zeigt ihr das Protokoll eines echten Laufs der letzten Woche. Auch das gehört zum Alltag eines laufenden Systems.

Nach der Vorstellung probieren die Kolleginnen und Kollegen den Ablauf selbst aus und stellen Fragen. In der offenen Runde stellt jeder Betrieb vor, die anderen Betriebe geben ebenfalls Rückmeldung nach dem Raster.

Wenn es hakt

Fast jedes Projekt stößt irgendwo auf einen Knoten: Der Softwareanbieter antwortet nicht, die Daten liegen anders als gedacht, die verantwortliche Person fällt aus. Drei Regeln helfen:

1. Verkleinern statt verschieben. Lieber ein Teil des Ablaufs, der läuft, als der ganze Ablauf, der fast läuft. Der Rest kommt in den Fahrplan.
2. Früh melden. Ein Knoten, der in der Sprechstunde auf den Tisch kommt, ist meist lösbar. Einer, der bis Woche 11 wartet, oft nicht mehr.
3. Den Umweg nehmen. Wenn die Schnittstelle fehlt, gehen oft E-Mail und Dateien. Wenn die Automatisierung hakt, trägt vielleicht zuerst ein Assistent.

Nach 90 Tagen

Drei Monate nach dem Abschlusstag treffen wir uns zur Nachschau, zwei Stunden live. Wir schauen gemeinsam, ob der Ablauf noch läuft, was die Zahlen zeigen, was aus dem 90-Tage-Plan geworden ist und was als Nächstes kommt. Damit messen wir, angelehnt an das Modell von Donald Kirkpatrick, die beiden Ebenen, die am meisten zählen: Was macht ihr anders, und was hat es dem Betrieb gebracht.

Checkliste

• Der Steckbrief ist ausgefüllt und von der Geschäftsführung bestätigt.
• Die Werkstattzeit steht ab Woche 2 bis Woche 11 im Kalender aller Beteiligten.
• Die Vorher-Zahl ist gemessen, und es steht fest, wie die Nachher-Zahl genauso gemessen wird.
• Der Ablauf läuft spätestens ab Ende Woche 9 mit echten Fällen.
• Jeder Schritt ist mit der Datenampel geprüft, die Prüfstellen sind besetzt und vertreten.
• Anleitung, Betreuungskarte und Testprotokolle liegen in der Projektmappe.
• Die Vorstellung ist geprobt, ein Protokoll eines echten Laufs liegt als Rückfall bereit.
• Der nächste Schritt steht im Fahrplan, der Termin der Nachschau ist vereinbart.