Vom Pilot zum laufenden System

Format: Live-Abend 8 in Woche 10 und Inhouse-Tag 3 in Woche 12 · Pfade: Geschäftsführung, Führungskräfte, Builder · Dauer: zwei Stunden am Abend, dazu der Fahrplan-Teil am Abschlusstag

Einstieg

Nach zehn Wochen läuft in eurem Betrieb etwas, das es vorher nicht gab. Ein Ablauf, den euer Team gebaut hat, mit echten Fällen, gemessen und abgesichert. Jetzt kommt die Stelle, an der viele Betriebe wieder einschlafen: Der Pilot läuft, alle sind zufrieden, und ein halbes Jahr später kümmert sich niemand mehr darum, der Ablauf hängt, und die nächsten Ideen liegen in einer Schublade.

Dieses Modul sorgt dafür, dass es anders kommt. Ihr macht aus euren Erfahrungen einen Fahrplan, gebt jedem laufenden Ablauf eine feste Betreuung und seht, wie aus einzelnen Abläufen ein System wird. Ein System, in dem Wissen gesammelt, Regeln festgeschrieben und Ergebnisse geprüft werden, damit jede neue Anwendung leichter wird als die vorige.

Die große KI-Strategie kommt bewusst erst jetzt. Ihr habt erlebt, was KI in eurem Betrieb kann und wo sie hakt. Ein Plan aus dieser Erfahrung trägt weiter als jeder Plan vom Reißbrett.

Was ihr danach könnt

• aus euren bewerteten Fällen einen Fahrplan für 90 Tage und zwölf Monate machen, mit Verantwortlichen und Messgrößen,
• festlegen, wie ein laufender Ablauf betreut wird: wer ihn verantwortet, wie Fehler gemeldet werden, wann er geprüft wird,
• erklären, wie aus einzelnen Abläufen Schritt für Schritt ein System wird, das mit jeder Nutzung besser wird,
• den Selbsttest erneut machen und euren Fortschritt seit Woche 1 deuten.

Inhalte

Erst bauen, dann planen

Andrew Ng beschreibt in seinem Playbook (2018) denselben Weg, den das Programm gegangen ist: zuerst Piloten, die Schwung bringen, dann ein Team, das baut, dann die Strategie. Die Säule Strategie im Kompass führt euch in sieben Schritten vom Ziel bis zum Fahrplan. Die ersten Schritte habt ihr in den Modulen 3 und 5 schon gemacht: Fälle gesucht, bewertet, gerechnet. Jetzt folgen das Portfolio und der Fahrplan.

Das Portfolio

Ein gutes Portfolio für die nächsten zwölf Monate mischt drei Arten von Vorhaben: zwei bis drei weitere schnelle Erfolge, die Schwung halten, einen Leuchtturm, der einen großen Unterschied macht, und die Pflege dessen, was schon läuft. Holt dafür die Matrix aus Modul 3 heraus. Nach zehn Wochen werdet ihr manche Fälle anders bewerten, weil ihr jetzt wisst, wie schwer Anbindung und Test wirklich sind. Wie ihr ein Portfolio zusammenstellt, steht in der Säule Strategie unter „Ein Portfolio zusammenstellen”.

Der Fahrplan

Der Fahrplan hat zwei Zeithorizonte. Die nächsten 90 Tage sind konkret: welche Vorhaben, wer verantwortlich, welche Messgröße, welcher Termin. Die zwölf Monate sind gröber: wann der Leuchtturm vorbereitet, gebaut und in die Breite getragen wird. Ein Beispiel für beide steht in der Säule Strategie unter „Der Fahrplan”, eine Vorlage in den Vorlagen.

Ein fester Termin im Monat, an dem Geschäftsführung und Verantwortliche auf die Messgrößen schauen, hält den Fahrplan lebendig. Eine Stunde reicht.

Betreuung laufender Abläufe

Jeder Ablauf, der im Betrieb läuft, braucht vier Dinge:

1. Eine verantwortliche Person mit Vertretung, die weiß, wie er funktioniert.
2. Einen Meldeweg für Fehler, den alle kennen, mit Antwort binnen eines Arbeitstags.
3. Einen Prüftermin, etwa einmal im Vierteljahr: Stimmen die Unterlagen noch, laufen die Testfälle noch durch, passen die Kosten?
4. Eine Anleitung, damit eine neue Person ihn übernehmen kann.

Das klingt nach Verwaltung und ist in Wahrheit Werterhalt. Ein Ablauf ohne Betreuung verliert jeden Monat ein Stück Qualität, bis ihn niemand mehr nutzt.

Vom Ablauf zum System

Wer mehrere Abläufe, Assistenten und vielleicht einen Agenten betreibt, merkt schnell: Alle brauchen dasselbe Wissen, dieselben Regeln, dieselben Prüfungen. Hier beginnt der Weg zu Stufe 7, KI als Betriebssystem. Die Säule KI-System bauen beschreibt sieben Bausteine: Wissensbasis, Standards, Prüfer, Rollen, Läufe, Messung und Gedächtnis. Für euch zählen nach dem Programm vor allem die ersten drei:

• Wissensbasis: Je Bereich eine Seite „So läuft das bei uns”, mit Datum und verantwortlicher Person. Eure Assistenten aus Modul 6 greifen alle darauf zu, statt jeder eine eigene Kopie zu haben.
• Standards: Jede Frage, die immer wiederkommt, wird einmal gründlich beantwortet und aufgeschrieben. Danach wird überall gleich gearbeitet.
• Prüfer: Regeln, die automatisch geprüft werden, etwa ob ein Betrag zur Bestellung passt oder ein Text die Datenampel einhält.

So arbeiten wir bei CoStrategen selbst. Wie das als Muster aussieht und was es für 20 oder 100 Menschen heißt, steht auf Stufe 7 unter „So arbeiten wir selbst” und in der Säule KI-System bauen.

Fortschritt messen

Am Abschlusstag macht ihr den Selbsttest zum zweiten Mal und vergleicht mit Woche 1. Erwartet keinen Sprung über drei Stufen. Ein Schritt nach oben, ein geschlossener Engpass und eine grüne Recht-Ampel sind ein starkes Ergebnis. Dazu kommen die Ebenen nach Kirkpatrick aus der Einleitung des Programms: Wie fandet ihr es, was habt ihr gelernt, was macht ihr anders, was hat es dem Betrieb gebracht. Die letzten beiden messen wir gemeinsam in der Nachschau nach 90 Tagen.

Übungen am eigenen Betrieb

Übung 1: Der Fahrplan (Live-Abend 8)

Ziel: ein Plan, der in den Kalender passt.

1. Holt die Liste der Fälle aus Modul 3 und bewertet sie mit dem Wissen von heute neu. Was ist leichter, was schwerer als gedacht?
2. Stellt das Portfolio zusammen: zwei bis drei schnelle Erfolge, ein Leuchtturm, die Pflege des Abschlussprojekts.
3. Schreibt den 90-Tage-Plan in die Vorlage: Vorhaben, verantwortliche Person, Messgröße, Termin.
4. Skizziert die zwölf Monate in drei Abschnitten.
5. Legt den monatlichen Termin fest, an dem ihr auf die Messgrößen schaut.

Ergebnis: ein Fahrplan auf einer Seite, mit Namen und Terminen.

Übung 2: Die Betreuungskarte

Ziel: jeder laufende Ablauf hat ein Zuhause.

Schreibt für das Abschlussprojekt und jeden weiteren laufenden Ablauf, Assistenten oder Agenten eine Karte mit den vier Punkten aus „Betreuung laufender Abläufe”. Prüft gemeinsam: Ist die Vertretung realistisch, kennen alle den Meldeweg, steht der Prüftermin im Kalender?

Ergebnis: eine Betreuungskarte je laufender Anwendung, gesammelt an einem Ort.

Übung 3: Die erste Seite der Wissensbasis

Ziel: der erste Baustein des Systems.

Wählt den Bereich, in dem euer Abschlussprojekt läuft, und schreibt seine Seite „So läuft das bei uns”, höchstens zwei Seiten, mit Datum und verantwortlicher Person. Verbindet sie mit dem Assistenten oder Ablauf des Abschlussprojekts. Legt fest, wer die nächste Seite für welchen Bereich schreibt.

Übung 4 (am Abschlusstag): Der zweite Selbsttest

Macht den Selbsttest im Kompass erneut, in derselben Besetzung wie in Woche 1. Legt beide Ergebnisse nebeneinander und schreibt in drei Sätzen auf, was sich verändert hat und wo euer Engpass jetzt liegt. Das wird der erste Absatz eures Fahrplans.

Ein Fall aus dem Mittelstand

Das Beispiel ist aus Situationen zusammengesetzt, wie sie uns in ähnlicher Form begegnen. Namen und Zahlen sind erfunden.

Ein Familienbetrieb aus der Lebensmittelherstellung mit 110 Beschäftigten kam mit Stufe 2 und dem Engpass „Digitale Grundlage” in das Programm. Das Abschlussprojekt, ein Ablauf für Bestellungen von Großkunden per Mail, lief in Woche 12 seit drei Wochen und hatte die Bearbeitungszeit je Bestellung etwa halbiert.

Beim Fahrplan zeigte sich, dass zwei Fälle aus Modul 3 jetzt leichter aussahen, weil die Anbindung an die Warenwirtschaft schon stand: Lieferavis an Kunden und die Prüfung von Rechnungen der Spedition. Sie wurden die schnellen Erfolge der nächsten 90 Tage. Der Leuchtturm, eine Wissensbasis für Rezepturfreigaben und Qualitätsprüfungen, bekam einen Zeitraum ab Monat 4 und eine klare Grenze: Rezepturen bleiben rot und in einem eigenen System im Haus. Im zweiten Selbsttest stand der Betrieb auf Stufe 3, die Recht-Ampel war von Gelb auf Grün gesprungen. In der Nachschau nach 90 Tagen liefen drei Abläufe, jeder mit Betreuungskarte.

Checkliste

• Die Fälle aus Modul 3 sind mit dem Wissen von heute neu bewertet.
• Das Portfolio für zwölf Monate steht: schnelle Erfolge, ein Leuchtturm, Pflege.
• Der 90-Tage-Plan hat je Vorhaben eine verantwortliche Person, eine Messgröße und einen Termin.
• Der monatliche Termin zu den Messgrößen steht im Kalender.
• Jede laufende Anwendung hat eine Betreuungskarte mit Person, Vertretung, Meldeweg, Prüftermin und Anleitung.
• Die erste Seite der Wissensbasis ist geschrieben und mit dem Abschlussprojekt verbunden.
• Der zweite Selbsttest ist gemacht und mit Woche 1 verglichen.
• Der Termin der Nachschau nach 90 Tagen steht.