Aufgaben zerlegen, Fälle finden und bewerten

Format: Inhouse-Tag 1, Ausklang, und Live-Abend 1 in Woche 2 · Pfade: alle · Dauer: eine Stunde am Inhouse-Tag, zwei Stunden am Abend, dazu eine Stunde Werkstattzeit dazwischen

Einstieg

Viele Betriebe fangen mit der falschen Frage an: „Welches KI-Werkzeug sollen wir kaufen?” Die bessere Frage lautet: „Welche Aufgaben kosten uns jede Woche Zeit, Nerven oder Geld?” Erst wenn ihr das wisst, lässt sich sagen, ob KI hilft und welches Werkzeug passt.

Die Menschen, die diese Aufgaben am besten kennen, sitzen bei euch im Büro, im Lager, an der Theke und auf der Baustelle. Deshalb sucht in diesem Modul das ganze Team gemeinsam. Am Ende des Inhouse-Tags habt ihr eine lange Liste, zwischen Tag und Abend sammelt ihr weiter, und am Live-Abend bewertet ihr die Liste und wählt das Projekt, das euch durch die nächsten zehn Wochen trägt.

Dieses Modul ist der Wendepunkt des Programms. Ab hier lernt ihr an eurem eigenen Fall.

Was ihr danach könnt

• eine Stelle in einzelne Aufgaben zerlegen und für jede einschätzen, ob KI hilft,
• mindestens 15 Anwendungsfälle aus eurem Betrieb auf der Matrix Nutzen gegen Machbarkeit einordnen und als schnelle Erfolge, Leuchttürme, Fleißarbeit oder Ablegen sortieren,
• mit einem Steckbrief das eigene Abschlussprojekt festlegen: Ablauf, Ziel, Messgröße, verantwortliche Person.

Inhalte

Aufgaben statt Stellen

KI übernimmt Aufgaben, selten ganze Stellen. Eine Bürokraft im Handwerksbetrieb nimmt Anrufe an, schreibt Angebote nach Aufmaß, verschickt Terminbestätigungen, gleicht Rechnungen ab, sortiert die Post, pflegt Stammdaten und tröstet ab und zu einen verärgerten Kunden. Bei manchen dieser Aufgaben hilft KI viel, bei anderen wenig, beim Trösten gar nicht.

Wer so zerlegt, sieht zweierlei. Erstens findet ihr viel mehr Ansatzpunkte, als wenn ihr auf ganze Abteilungen schaut. Zweitens nehmt ihr die Sorge um den Arbeitsplatz ernst, weil sichtbar wird, dass der Mensch die Aufgaben behält, die Urteil, Erfahrung und Beziehung brauchen.

Für jede Aufgabe stellt ihr drei Fragen:

1. Wie oft? Täglich, wöchentlich, monatlich, selten.
2. Wie lange? Minuten je Vorgang.
3. Was braucht es? Vor allem Text, vor allem Zahlen, vor allem Urteil, vor allem Hände.

Aufgaben, die oft vorkommen, lange dauern und vor allem Text brauchen, sind die besten Kandidaten.

Wo die Fälle liegen

Gute Fälle im Mittelstand finden sich fast immer an denselben Stellen: im Posteingang, bei Angeboten und Anfragen, in Protokollen und Berichten, bei Rechnungen und Lieferscheinen, in der Dokumentation, am Telefon, in der Einarbeitung und überall, wo jemand Informationen von einem System ins andere abtippt. Welche Fälle zu welcher Stufe gehören und was es je Branche gibt, steht auf den Stufenseiten im Kompass, etwa Stufe 3 und Stufe 4 unter „Anwendungsfälle nach Branche”.

Die Matrix

Jeder Fall bekommt zwei Bewertungen: den Nutzen (gesparte Zeit, weniger Fehler, zufriedenere Kunden, entlastete Menschen) und die Machbarkeit (liegen die Daten digital vor, gibt es ein passendes Werkzeug, wie heikel sind die Daten, wie viel muss gebaut werden). Daraus ergeben sich vier Felder:

• Schnelle Erfolge: hoher Nutzen, leicht machbar. Hier fangt ihr an.
• Leuchttürme: hoher Nutzen, schwer machbar. Lohnen sich, brauchen Zeit und Plan.
• Fleißarbeit: wenig Nutzen, leicht machbar. Darf nebenbei laufen, wenn jemand Lust hat.
• Ablegen: wenig Nutzen, schwer machbar. Kommt auf die Liste für später und bleibt dort.

Wie ihr bewertet und daraus ein Portfolio macht, steht ausführlich in der Säule Strategie. Im Modul legt ihr die Fälle mit dem Use-Case-Finder direkt an der Leinwand auf die Matrix.

Warum mit einem schnellen Erfolg anfangen

Andrew Ng rät in seinem AI Transformation Playbook (2018), mit Piloten zu beginnen, die in wenigen Monaten sichtbar wirken, und die große Strategie erst danach zu schärfen. Wir erleben das genauso. Ein Projekt, das in zwölf Wochen läuft, verändert die Stimmung im Betrieb mehr als jede Präsentation. Deshalb ist euer Abschlussprojekt meist ein schneller Erfolg und höchstens ein kleiner Leuchtturm.

Ein Grund für die Vorsicht: Viele KI-Piloten bleiben ohne messbare Wirkung. Ein viel zitierter Bericht vom MIT nannte 2025 sogar 95 Prozent, die Zahl ist allerdings umstritten (siehe Weiterlesen). Unstrittig ist der Grund, den fast alle Untersuchungen nennen: Piloten scheitern, wenn sie am Alltag vorbeigebaut sind und niemand ihnen eine Messgröße gibt. Genau das verhindert der Steckbrief.

Übungen am eigenen Betrieb

Übung 1: Eine Woche in Aufgaben

Ziel: die Rohliste der Fälle.

1. Jede Person schreibt ihre Arbeitswoche als Liste von Aufgaben auf, mindestens zwölf. Hilfreich ist der Blick in Kalender, Posteingang und die letzte Aufgabenliste.
2. Zu jeder Aufgabe notiert ihr: wie oft, wie lange, was es braucht (Text, Zahlen, Urteil, Hände).
3. Markiert die drei Aufgaben, die euch am meisten nerven. Hier liegt oft der beste Fall.
4. Zwischen Inhouse-Tag und Live-Abend ergänzt ihr die Liste mit dem, was euch im Alltag auffällt. Eine Notiz im Handy reicht.

Ergebnis: je Person zwölf oder mehr Aufgaben, im Team leicht 80 bis 150. Daraus wählt ihr am Abend die 15 bis 30 vielversprechendsten Fälle.

Übung 2: Die Matrix im Team

Ziel: bewertete Fälle und ein gemeinsames Bild.

1. Jeder Fall bekommt einen kurzen Namen und kommt in den Use-Case-Finder.
2. Für den Nutzen sprechen die, die die Aufgabe machen. Für die Machbarkeit sprechen die Builder und wer die Software kennt.
3. Uneinigkeit ist erwünscht: Wenn die Werkstatt den Nutzen hoch sieht und das Büro niedrig, steckt dahinter oft eine wichtige Einsicht.
4. Ihr schaut auf die schnellen Erfolge und fragt: Welcher davon betrifft viele Menschen, lässt sich in zehn Wochen bauen und gut messen?

Ergebnis: eine sortierte Liste, die ihr als Text kopiert und in eurem Fahrplan in Modul 10 wieder aufgreift.

Übung 3: Der Steckbrief für das Abschlussprojekt

Ziel: ein Projekt, das alle verstehen.

Füllt den Use-Case-Steckbrief aus den Vorlagen gemeinsam aus. Wichtig sind vor allem vier Felder: Welcher Ablauf genau, von wo bis wo? Was soll danach besser sein? Woran messt ihr das, mit welcher Zahl heute? Wer ist verantwortlich? Die Geschäftsführung bestätigt das Projekt noch am Abend. Wenn zwei Projekte gleich gut sind, nehmt das, bei dem die Messung einfacher ist.

Ein Fall aus dem Mittelstand

Das Beispiel ist aus Situationen zusammengesetzt, wie sie uns in ähnlicher Form begegnen. Namen und Zahlen sind erfunden.

Eine Tischlerei mit 18 Beschäftigten wollte eigentlich „etwas mit KI für die Planung”. Beim Zerlegen der Wochen zeigte sich ein anderes Bild: Der Meister verbrachte jeden Abend fast eine Stunde damit, Notizen und Fotos von den Kundenterminen in Angebote zu übertragen. Die Bürokraft beantwortete dieselben zwölf Fragen zu Lieferzeiten und Holzarten immer wieder per Mail. Und in der Werkstatt suchte man regelmäßig nach der letzten Fassung einer Zeichnung.

Auf der Matrix landeten die Angebote als schneller Erfolg, die Antworten auf Standardfragen ebenfalls, die Zeichnungsablage als Leuchtturm, die Planung mit KI bei Ablegen. Das Team wählte die Angebote als Abschlussprojekt: Messgröße war die Zeit vom Kundentermin bis zum verschickten Angebot, damals im Schnitt sechs Arbeitstage. Der Meister war als Verantwortlicher zunächst skeptisch und am Ende der größte Fürsprecher.

Checkliste

• Jede Person hat ihre Woche in mindestens zwölf Aufgaben zerlegt.
• Die Liste der Fälle hat mindestens 15 Einträge, jeder mit kurzem Namen.
• Alle Fälle stehen auf der Matrix, Nutzen und Machbarkeit sind von den richtigen Leuten bewertet.
• Die schnellen Erfolge und Leuchttürme sind als Liste gespeichert.
• Der Steckbrief des Abschlussprojekts ist ausgefüllt: Ablauf, Ziel, Messgröße mit heutigem Wert, verantwortliche Person.
• Die Geschäftsführung hat das Projekt bestätigt.
• Die Werkstattzeit für das Projekt steht im Kalender der Beteiligten, ab Woche 2 bis Woche 11.