Wirtschaftlich rechnen mit kleinem Budget

Format: Live-Abend 3 in Woche 4 · Pfade: Geschäftsführung, Führungskräfte, Builder · Dauer: zwei Stunden live, dazu eine halbe Stunde Vorbereitung mit euren Zahlen

Einstieg

„Lohnt sich das?” ist die ehrlichste Frage, die eine Geschäftsführung stellen kann. Leider bekommt sie darauf oft zwei schlechte Antworten. Die eine kommt aus der Werbung und verspricht Ersparnisse, die in keinem Betrieb ankommen. Die andere kommt aus dem Bauch und sagt „bei uns geht das eh nicht”.

Dieses Modul gibt euch eine dritte Antwort: eine einfache Rechnung mit euren eigenen Zahlen, vorsichtig angesetzt und so, dass ihr sie später überprüfen könnt. Ihr braucht dafür keine Controlling-Abteilung. Ein Taschenrechner, die Kosten je Arbeitsstunde aus der Lohnbuchhaltung und ein ehrlicher Blick auf die Abläufe reichen.

Die Rechnung hat einen zweiten Zweck. Wer vorher misst, kann nachher zeigen, was es gebracht hat. Deshalb legt ihr heute auch die Vorher-Messung für euer Abschlussprojekt fest.

Was ihr danach könnt

• die gesparte Zeit eines Ablaufs mit euren eigenen Zahlen rechnen,
• die echten Kosten eines Werkzeugs aufstellen, einschließlich Einrichtung, Betreuung und Schulung, und eine einfache Rechnung über ein Jahr machen,
• die Förderwege nennen, die euer Betrieb selbst nutzen kann, und wisst, wo ihr den aktuellen Stand prüft,
• für das Abschlussprojekt eine Vorher-Messung festlegen, damit der Nutzen später belegt ist.

Inhalte

Die Grundformel

Gesparte Minuten je Vorgang mal Vorgänge pro Woche mal Arbeitswochen im Jahr, geteilt durch 60, mal Kosten je Arbeitsstunde. Das ergibt den Wert im Jahr. Die Formel mit einem durchgerechneten Beispiel steht in der Säule Wirtschaftlichkeit unter „Zeitersparnis rechnen”, und der Zeitrechner in der Werkstatt rechnet sie für euch.

Ehrlich wird die Rechnung durch zwei Abschläge. Die Prüfzeit: Jedes KI-Ergebnis wird gelesen und oft nachgebessert, diese Minuten zieht ihr ab. Der Nutzungsgrad: Selten nutzen alle die Lösung bei jedem Vorgang. Setzt im ersten Jahr 50 bis 70 Prozent an. Wenn die Messung mehr zeigt, freut euch und erhöht.

Wichtig sind auch die Kosten je Arbeitsstunde. Das ist mehr als der Bruttolohn: Sozialabgaben, Urlaub, Krankheit, Arbeitsplatz. Eure Lohnbuchhaltung oder Steuerberatung kennt die Zahl. Mit dem Bruttolohn rechnet ihr euch den Nutzen klein.

Was die Zeit wert ist

Gesparte Zeit ist nur ein Gewinn, wenn sie wohin geht. Klärt deshalb, was mit ihr passiert. In Modul 4 hat die Geschäftsführung dazu eine Zusage gegeben. Hier rechnet ihr, was sie wert ist: Wenn die Bürokraft fünf Stunden pro Woche gewinnt und damit mehr Angebote nachfasst, ist der Wert eher der zusätzliche Auftrag als ihr Stundensatz. Schreibt beide Zahlen auf und rechnet mit der vorsichtigeren.

Dazu kommen Wirkungen, die schwer in Euro zu fassen sind: schnellere Antworten an Kunden, weniger Fehler, weniger Ärger, leichtere Einarbeitung. Haltet sie fest, nehmt sie aber aus der Rechnung heraus. Eine Rechnung, die auch ohne sie aufgeht, überzeugt mehr.

Die echten Kosten

Die Lizenz ist meist der kleinste Posten. Zu den echten Kosten gehören:

• Einrichtung: Zugänge, Einstellungen, Anbindung an eure Software, erste Vorlagen.
• Schulung: die Zeit eurer Leute, nicht nur die Kosten der Schulung selbst.
• Betreuung: eine Person, die sich kümmert, Fragen beantwortet und nachschärft, oft zwei bis vier Stunden pro Woche.
• Laufende Kosten: Lizenzen je Person oder Nutzung nach Verbrauch, bei Automatisierung und Agenten auch Rechenzeit je Lauf.
• Prüfzeit: schon in der Ersparnis abgezogen, hier nicht doppelt zählen.

Welche Posten je Werkzeug-Klasse anfallen und worauf ihr bei Angeboten achtet, steht in der Säule Wirtschaftlichkeit unter „Kosten realistisch sehen”. Die Preise einzelner Werkzeuge zeigt der Werkzeugatlas mit Stand und Quelle.

Kennzahlen, die etwas sagen

Für das Abschlussprojekt braucht ihr eine Messgröße, die ihr heute und in zwölf Wochen gleich messen könnt. Gut geeignet sind: Minuten je Vorgang, Durchlaufzeit von der Anfrage bis zur Antwort, Zahl der Rückfragen oder Fehler, Anteil der Vorgänge, die ohne Nacharbeit durchgehen. Weniger geeignet sind Werte, die von vielem anderen abhängen, etwa der Umsatz eines Monats. Weitere Kennzahlen und wie man sie liest, stehen in der Säule Wirtschaftlichkeit unter „Kennzahlen, die etwas sagen”.

Förderung

Förderung macht ein Vorhaben schneller oder größer. Rechnen sollte es sich trotzdem auch ohne. Für Betriebe in Sachsen sind im November 2026 vor allem drei Wege interessant: der Zuschuss der Sächsischen Aufbaubank für Digitalisierung (EFRE), die Beratungsförderung des BAFA (über eine dort gelistete Beratung) und die kostenlosen Angebote der Mittelstand-Digital Zentren, deren Netz sich 2027 neu aufstellt. Die Bedingungen im Einzelnen stehen in der Säule Wirtschaftlichkeit unter „Förderung”.

Zwei Regeln gelten fast überall: den Antrag stellen, bevor ihr einen Auftrag vergebt, und die aktuellen Bedingungen bei der Förderstelle, der IHK oder der Handwerkskammer prüfen. Programme ändern sich oft.

Übungen am eigenen Betrieb

Übung 1: Euer Abschlussprojekt in Euro

Ziel: eine ehrliche Rechnung für das eigene Projekt.

1. Bringt drei Zahlen mit: wie oft der Ablauf pro Woche vorkommt, wie viele Minuten er heute dauert, die Kosten je Arbeitsstunde der Beteiligten.
2. Schätzt gemeinsam, wie viele Minuten der Ablauf mit KI dauert, einschließlich Prüfung. Die Builder sagen, was realistisch ist.
3. Rechnet im Zeitrechner mit 60 Prozent Nutzungsgrad.
4. Stellt die Kosten für ein Jahr daneben: Einrichtung (Stunden mal Satz), Betreuung pro Woche, Lizenzen.
5. Rechnet einmal vorsichtig und einmal mit dem besten Fall. Liegt schon die vorsichtige Rechnung im Plus, habt ihr einen guten Fall.

Ergebnis: eine Seite mit Ersparnis, Kosten und Ergebnis über ein Jahr, in zwei Fassungen.

Übung 2: Die Vorher-Messung

Ziel: eine Zahl, an der ihr in Woche 12 den Erfolg zeigt.

1. Wählt eine oder zwei Messgrößen aus dem Steckbrief aus Modul 3.
2. Legt fest, wie ihr messt: eine Strichliste eine Woche lang, ein Blick in die Zeitstempel im Postfach, eine Auswertung aus der Software.
3. Bestimmt eine Person, die misst, und den Zeitraum: die kommende Woche oder die letzten vier Wochen aus den Daten.
4. Haltet fest, wie ihr nach der Einführung genauso messt.

Ergebnis: ein Messplan auf einer halben Seite und, eine Woche später, die Vorher-Zahl.

Übung 3 (für die Geschäftsführung): Der Förder-Check

Prüft für euren Betrieb: Passen wir in die Größengrenzen der Programme? Planen wir etwas, das als Digitalisierungsprojekt zählt? Gibt es eine gelistete Beratung, die uns begleiten kann? Notiert die zuständige Stelle und vereinbart ein Erstgespräch, bevor ihr Aufträge vergebt.

Ein Fall aus dem Mittelstand

Das Beispiel ist aus Situationen zusammengesetzt, wie sie uns in ähnlicher Form begegnen. Namen und Zahlen sind erfunden.

Eine Hausverwaltung mit zwölf Beschäftigten wollte Anfragen von Mietern mit KI vorsortieren und mit einem Antwortentwurf versehen. Die erste Schätzung im Team lautete „spart uns mindestens die Hälfte der Zeit”. Die Rechnung im Modul war nüchterner: rund 150 Anfragen pro Woche, heute im Schnitt sieben Minuten, mit KI fünf Minuten einschließlich Prüfung. Bei 60 Prozent Nutzungsgrad und 45 Wochen ergaben sich rund 135 Stunden im Jahr.

Auf der Kostenseite standen ein Tag Einrichtung, zwei Stunden Betreuung pro Woche im ersten Vierteljahr und die Lizenzen. Die vorsichtige Rechnung lag knapp im Plus, die beste deutlich. Überzeugt hat die Geschäftsführerin etwas anderes: Die Vorher-Messung zeigte, dass Mieter im Schnitt drei Tage auf eine Antwort warteten. Diese Zahl wurde zur zweiten Messgröße, und in Woche 12 lag sie bei einem Tag.

Checkliste

• Die Kosten je Arbeitsstunde der Beteiligten sind bekannt, mit Nebenkosten.
• Die Ersparnis des Abschlussprojekts ist gerechnet, mit Prüfzeit und Nutzungsgrad.
• Die Kosten über ein Jahr stehen daneben, mit Einrichtung, Betreuung und Lizenzen.
• Ihr habt eine vorsichtige und eine optimistische Rechnung.
• Die Messgröße ist gewählt, der Messplan geschrieben, die messende Person benannt.
• Die Vorher-Zahl ist erhoben oder der Zeitraum dafür steht im Kalender.
• Ihr wisst, was mit der gewonnenen Zeit passiert.
• Der Förder-Check ist gemacht, die zuständige Stelle notiert.